In 7 Schritten zum Dienstplan
Bedarf ermitteln
Schreiben Sie für jeden Wochentag auf, von wann bis wann geöffnet ist und wie viele Leute zu welcher Uhrzeit gebraucht werden. Ein Café braucht mittags mehr Personal als um 9 Uhr, eine Pflegestation morgens mehr als nachts. Daraus ergibt sich die Mindestbesetzung pro Zeitfenster.
Schichten festlegen
Aus dem Bedarf werden Schichten, zum Beispiel Früh 06:00 bis 14:30 Uhr und Spät 14:00 bis 22:30 Uhr. Eine Überlappung von 30 Minuten erleichtert die Übergabe. Achten Sie darauf, dass jede Schicht die Pause schon einrechnet: Bei mehr als sechs Stunden Arbeit sind 30 Minuten nötig, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten (§ 4 ArbZG).
Feste Termine eintragen
Zuerst genehmigten Urlaub, Berufsschultage von Auszubildenden, Fortbildungen und feste freie Tage aus Teilzeitverträgen. Was feststeht, kommt vor allem anderen in den Plan.
Wünsche abfragen
Geben Sie dem Team eine Frist, bis zu der Wunschtermine und Verfügbarkeiten gemeldet werden, etwa zwei Wochen vor Planbeginn. Bei Aushilfen und Minijobbern ist das besonders wichtig, weil sie oft nur an bestimmten Tagen können.
Schichten verteilen
Erst die Mindestbesetzung jeder Schicht füllen, dann auf die vertraglichen Wochenstunden jeder Person achten. Unbeliebte Dienste wie Wochenenden, Feiertage und Nächte reihum verteilen und mitzählen. Das ist der wichtigste Punkt für die Zufriedenheit im Team.
Gegen das Arbeitszeitgesetz prüfen
Zwischen zwei Schichten mindestens elf Stunden Ruhe (§ 5 ArbZG), also keine Spätschicht bis 22:30 Uhr mit Frühdienst am nächsten Morgen. Höchstens zehn Stunden am Tag und im Durchschnitt acht Stunden pro Werktag (§ 3 ArbZG). Für Jugendliche gelten strengere Grenzen.
Veröffentlichen und Änderungen festhalten
Den Plan rechtzeitig aushängen oder per App teilen. Spätere Änderungen sichtbar machen und mit den Betroffenen absprechen. Wer tatsächlich wie lange gearbeitet hat, muss ohnehin erfasst werden, siehe Zeiterfassungspflicht.
Beispiel: kleines Café mit sechs Leuten
Das Café hat dienstags bis sonntags von 8 bis 19 Uhr geöffnet. Morgens reichen zwei Leute, von 11 bis 15 Uhr werden drei gebraucht. Daraus ergeben sich drei Schichten: Früh 07:30 bis 14:00 Uhr, Mittag 11:00 bis 15:00 Uhr und Spät 13:30 bis 19:30 Uhr. Zwei Vollzeitkräfte arbeiten fünf Tage, zwei Teilzeitkräfte drei bis vier Tage, zwei Aushilfen springen am Wochenende und mittags ein. Montag ist Ruhetag, sodass alle mindestens einen festen freien Tag haben. Die Samstage und Sonntage werden im Wechsel verteilt, sodass jede Vollzeitkraft mindestens ein freies Wochenende im Monat hat.
In unserer Dienstplan-Vorlage tragen Sie solche Schichten einmal im Blatt Schichten ein und verteilen dann nur noch Kürzel. Stunden pro Person und Besetzung pro Tag rechnet die Tabelle selbst.
Womit erstellen: Papier, Excel oder App?
| Werkzeug | Passt für | Kosten |
|---|---|---|
| Papier oder Whiteboard | bis etwa fünf Leute, kaum Änderungen | 0 € |
| Excel-Vorlage | kleine Teams mit festen Schichten, Stunden sollen automatisch zählen | 0 € |
| Kostenlose App, z. B. Shiftbase Free | bis 15 Leute, Plan soll aufs Handy | 0 € |
| Dienstplan-Software | Schichttausch, Urlaub, Zeiterfassung und Lohnexport in einem | etwa 3 bis 6 € pro Person und Monat |
Online-Werkzeuge, die einen Plan ohne Anmeldung automatisch erstellen, helfen nur bei sehr einfachen Fällen. Sobald Wünsche, Teilzeitverträge und Ruhezeiten zusammenkommen, braucht es entweder Erfahrung und eine gute Tabelle oder eine Software mit Regelprüfung.
Was arbeitsrechtlich gilt
Wer den Plan bestimmt: Der Arbeitgeber legt die Lage der Arbeitszeit fest, soweit Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung nichts anderes regeln. Er muss dabei billiges Ermessen walten lassen, also auch die Interessen der Beschäftigten berücksichtigen (§ 106 GewO).
Betriebsrat: Gibt es einen, bestimmt er bei Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, den Pausen und der Verteilung auf die Wochentage mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG). Dienstpläne müssen dann mit ihm abgestimmt werden.
Vorlauf: Eine allgemeine gesetzliche Frist, wie lange vorher der Plan stehen muss, gibt es nicht. Bei Arbeit auf Abruf muss die Arbeitszeit aber mindestens vier Tage im Voraus mitgeteilt werden (§ 12 Abs. 3 TzBfG). Viele Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen schreiben eigene Fristen vor.
Sonn- und Feiertage: Grundsätzlich verboten, außer in Bereichen, die das Gesetz ausnimmt, etwa Gastronomie, Pflege oder Verkehr. Mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen beschäftigungsfrei bleiben, und für Sonntagsarbeit gibt es einen Ersatzruhetag (§§ 9 bis 11 ArbZG).
Häufige Fragen
Wie kann ich einen Dienstplan kostenlos erstellen?
Mit einer Excel-Vorlage, etwa unserer kostenlosen Dienstplan-Vorlage für Woche und Monat, oder mit einer App mit Gratis-Tarif. Shiftbase ist zum Beispiel bis 15 Mitarbeitende kostenlos, allerdings mit manueller Planung.
Wie viele Wochen im Voraus sollte ein Dienstplan stehen?
Gesetzlich gibt es keine allgemeine Frist, außer bei Arbeit auf Abruf (vier Tage). Bewährt haben sich zwei bis vier Wochen. Viele Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen schreiben eine bestimmte Frist vor.
Darf man zwischen Spät- und Frühschicht weniger als elf Stunden Pause haben?
Grundsätzlich nein, § 5 ArbZG verlangt mindestens elf Stunden ununterbrochene Ruhezeit. In Krankenhäusern, Pflegeeinrichtungen, Gaststätten, Hotels und einigen weiteren Bereichen darf sie um bis zu eine Stunde kürzer sein, wenn das innerhalb eines Monats oder von vier Wochen durch eine Ruhezeit von mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird.
Was mache ich, wenn jemand krank wird?
Die Schicht als Krankheit markieren und eine Vertretung suchen, am besten aus einer vorher festgelegten Liste von Springern oder Aushilfen. Mitarbeitende, die frei haben, müssen nicht einspringen, wenn ihr Vertrag das nicht vorsieht.
Wie verteile ich Wochenenden fair?
Zählen Sie pro Person die Wochenend-, Feiertags- und Nachtdienste über mehrere Monate mit und verteilen Sie reihum. Eine einfache Regel wie „jede Vollzeitkraft hat mindestens ein freies Wochenende im Monat“ schafft Klarheit.
Quellen
- Arbeitszeitgesetz, insbesondere §§ 3, 4, 5, 9 bis 11
- § 106 GewO, § 87 BetrVG, § 12 TzBfG
Diese Anleitung ersetzt keine Rechtsberatung. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können abweichende Regeln enthalten.