Was auf einen Stundenzettel gehört
- Name der Person und Monat
- Pro Arbeitstag: Datum, Beginn, Ende und Pause
- Die Dauer der Arbeitszeit, daraus Summe und Überstunden
- Urlaub, Krankheit und Feiertage
- Bei Bedarf Tätigkeit, Projekt oder Einsatzort
- Unterschrift der Person und des Arbeitgebers
Die Vorlage enthält alle diese Felder. In der Excel-Fassung rechnen sich Arbeitszeit, Dezimalstunden, Soll, Plus und Minus sowie die Pausenprüfung automatisch.
Stundenzettel für Minijobs und Aushilfen
Für Minijobber gilt eine strenge Aufzeichnungspflicht: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden (§ 17 MiLoG). Dasselbe gilt für alle Beschäftigten in den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, darunter Gastronomie und Hotellerie, Bau, Gebäudereinigung, Spedition und Logistik sowie das Friseur- und Kosmetikgewerbe. Kontrolliert wird das vom Zoll.
Der Stundenzettel erfüllt diese Pflicht, wenn er rechtzeitig ausgefüllt wird. Tipp: Lassen Sie ihn wöchentlich statt erst am Monatsende abzeichnen.
So nutzen Sie die Excel-Vorlage
Kopf ausfüllen
Name, Monat (den Ersten des Monats), Soll-Stunden pro Woche und Arbeitstage pro Woche. Bei einem Minijob ohne feste Wochenstunden tragen Sie 0 ein, dann zeigt die Tabelle nur die geleisteten Stunden.
Täglich eintragen
Beginn, Ende, Pause in Minuten und die Tätigkeit. Bei Urlaub U, bei Krankheit K, an Feiertagen F.
Ausdrucken und unterschreiben
Die Vorlage passt auf eine A4-Seite quer. Beide Seiten unterschreiben, dann abheften und zwei Jahre aufbewahren.
Stundenzettel, Excel oder App?
Papier und Excel sind nach heutigem Recht erlaubt, solange die Zeiten vollständig und richtig sind. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit aller Beschäftigten erfassen, nicht nur bei Minijobs. Ein Entwurf vom Juni 2026 sieht künftig eine elektronische Erfassung vor; beschlossen ist er noch nicht, Details im Ratgeber Zeiterfassungspflicht.
Bei mehreren Aushilfen wird das Einsammeln der Zettel schnell lästig. Eine Zeiterfassungs-App, in der jede Person per Handy oder Tablet stempelt, gibt es schon ab wenigen Euro pro Person, siehe Zeiterfassung-Software im Vergleich. Für eine einzelne Woche reicht auch unser Arbeitszeitrechner.
Häufige Fragen
Muss ein Stundenzettel unterschrieben werden?
Gesetzlich vorgeschrieben ist eine Unterschrift nicht. Sie ist aber sinnvoll, weil beide Seiten damit bestätigen, dass die Zeiten stimmen. Das hilft, wenn es später Streit über Überstunden gibt oder der Zoll prüft.
Bis wann muss der Stundenzettel bei Minijobs ausgefüllt sein?
Spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag (§ 17 Abs. 1 MiLoG). Wer am Montag arbeitet, muss die Zeiten also bis zum Ende des folgenden Montags aufgeschrieben haben.
Wie lange muss ich Stundenzettel aufbewahren?
Mindestens zwei Jahre, gerechnet ab dem Zeitpunkt der Aufzeichnung (§ 17 MiLoG, § 16 Abs. 2 ArbZG).
Darf der Stundenzettel digital geführt werden?
Ja. Excel, eine App oder ein Terminal sind ebenso zulässig wie Papier. Wichtig ist, dass die Zeiten vollständig, richtig und für Prüfungen verfügbar sind.
Quellen
- § 17 MiLoG, § 2a SchwarzArbG, § 16 ArbZG
- Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13. September 2022, 1 ABR 22/21
Die Vorlage ist kostenlos und ohne Gewähr.