Zeiterfassung-Software im Vergleich: 6 Programme für kleine Betriebe

Was kostet die Zeiterfassung im Monat für ein Team von zehn Leuten? Gerechnet mit dem jeweils kleinsten Paket, das Arbeitszeiten erfassen kann, und monatlicher Zahlung, wo möglich:

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

Was das Gesetz verlangt

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 müssen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Der Europäische Gerichtshof verlangt dafür ein System, das objektiv, verlässlich und zugänglich ist. Eine bestimmte Form, etwa elektronisch, schreibt das Gesetz heute noch nicht vor. Mehr dazu, auch zum geplanten neuen Arbeitszeitgesetz, lesen Sie im Ratgeber Zeiterfassungspflicht.

Für eine Software heißt das: Sie sollte Änderungen an Zeiten nachvollziehbar machen, die Daten mindestens zwei Jahre aufbewahren und Ihren Leuten Einsicht in die eigenen Zeiten geben. Das können alle sechs Programme in diesem Vergleich.

Wie Ihr Team stempelt

• Smartphone-App: für alle, die unterwegs oder auf wechselnden Einsatzorten arbeiten.
• Tablet als Terminal: für Betriebe mit festem Eingang, etwa Werkstatt, Küche oder Laden. Kein privates Handy nötig.
• Browser: für Büroarbeit am Rechner.

Was nach dem Stempeln passiert

Die Stunden müssen in die Lohnabrechnung. Arbeitet Ihr Steuerbüro mit DATEV, prüfen Sie, ob der Export im Paket enthalten ist oder extra kostet. Bei clockin ist er im Starter-Paket dabei, bei Crewmeister und Papershift kostet er zusätzlich oder steckt im höheren Paket.

Dienstplan gleich mit?

Wer im Schichtbetrieb arbeitet, spart doppelte Arbeit, wenn Plan und Stempeluhr in einem Programm stecken: Die Software vergleicht dann geplante und tatsächliche Zeiten. Dafür sind Papershift, Shiftbase und Ordio gebaut. Einen eigenen Vergleich finden Sie unter Dienstplan-Software.

Datenschutz und Betriebsrat

Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten. Achten Sie auf einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und darauf, wo die Daten liegen. Eine GPS-Funktion sollte nur den Ort beim Stempeln speichern und keine laufende Ortung sein. Hat Ihr Betrieb einen Betriebsrat, bestimmt er bei der Einführung mit, weil ein solches System geeignet ist, Verhalten und Leistung zu überwachen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).

Gibt es kostenlose Zeiterfassung?

Ja, mit Einschränkungen. Shiftbase ist bis 15 Personen dauerhaft kostenlos, allerdings nur mit manueller Erfassung und ohne Urlaubsverwaltung. Clockodo ist für eine einzelne Person kostenlos, also eher für Selbstständige. Eine weitere Möglichkeit für den Anfang ist unsere kostenlose Excel-Vorlage, die Pausen und Überstunden selbst ausrechnet. Ab etwa fünf Leuten wird Excel aber mühsam, weil jede Person eine eigene Datei pflegt und Sie alles zusammentragen müssen.

So haben wir verglichen

Grundlage sind die Preis- und Funktionsseiten der Anbieter, Stand 2. November 2026. Wir haben ausgewählt, was für Betriebe mit drei bis fünfzig Mitarbeitenden zählt: Preis bei kleiner Teamgröße, Vertragslaufzeit, Art des Stempelns, Urlaubsverwaltung, Dienstplan und Lohnexport. Die Reihenfolge spiegelt unsere Einschätzung für einen typischen kleinen Betrieb ohne Schichtarbeit wider. Für Schichtbetriebe sind Papershift, Shiftbase und Ordio oft die bessere Wahl.

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