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Zeiterfassung Excel-Vorlage: kostenlos, mit Pausen und Überstunden

Beginn, Ende und Pause eintragen, den Rest rechnet die Tabelle: Arbeitszeit in Stunden und dezimal, Plus- und Minusstunden, Urlaubs- und Krankheitstage. Dazu ein Pausen-Check nach dem Arbeitszeitgesetz.

Stand 2. November 2026 · für Excel, LibreOffice und Google Tabellen

Arbeitszeiterfassung als Excel-Datei

Ein Monat pro Blatt, Anleitung im ersten Blatt. Kostenlos, ohne Anmeldung, ohne Makros.

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Was die Vorlage kann

  • Arbeitszeit rechnen: Ende minus Beginn minus Pause, in Stunden und Minuten und als Dezimalzahl für die Lohnabrechnung.
  • Nachtschichten: Endet die Schicht nach Mitternacht, etwa 22:00 bis 06:00 Uhr, rechnet die Tabelle richtig weiter.
  • Soll und Überstunden: Aus Wochenstunden und Arbeitstagen ergibt sich das Soll pro Tag. Die Spalte Plus/Minus zeigt Überstunden und Minusstunden, die Monatssumme den Saldo.
  • Urlaub, Krankheit, Feiertag: U, K oder F eintragen, dann zählt der Tag nicht als Minus. Urlaubs- und Krankheitstage werden gezählt.
  • Pausen-Check: Mehr als sechs Stunden Arbeit ohne 30 Minuten Pause oder mehr als neun Stunden ohne 45 Minuten werden rot markiert, ebenso Tage über zehn Stunden.
  • Druckfertig: Passt auf eine A4-Seite quer.

So füllen Sie die Vorlage aus

  1. Kopfdaten eintragen

    Name, Monat (immer den Ersten des Monats eintragen, zum Beispiel 01.12.2026), Soll-Stunden pro Woche und Arbeitstage pro Woche. Die Datumsspalte füllt sich dann von selbst.

  2. Zeiten erfassen

    Pro Arbeitstag Beginn und Ende als Uhrzeit, zum Beispiel 07:58, und die Pause in Minuten. Freie Tage bleiben leer. Am besten täglich, dann vergisst niemand etwas.

  3. Abwesenheiten markieren

    In der Spalte Abwesenheit U für Urlaub, K für krank oder F für Feiertag wählen.

  4. Monat abschließen

    Unten stehen Summe, Saldo und die Zahl der Tage mit Pausen-Hinweis. Für den nächsten Monat das Blatt kopieren, Monat ändern, Zeiten löschen.

Beispiel

Soll 40 Stunden bei fünf Arbeitstagen ergibt 8 Stunden pro Tag. Am Montag kommt Anna um 07:58 Uhr, geht um 16:32 Uhr und macht 30 Minuten Pause. Die Tabelle zeigt 8:04 Stunden, dezimal 8,07, also 0,07 Stunden Plus. Der Pausen-Check zeigt „ok“, weil bei mehr als sechs Stunden 30 Minuten Pause genügen.

Ist Excel als Zeiterfassung erlaubt?

Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 müssen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfassen. Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz derzeit nicht vor, Excel ist also zulässig. Wichtig: Die Zeiten müssen vollständig und richtig sein, und die Dateien sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Ein Entwurf des Bundesarbeitsministeriums vom Juni 2026 sieht eine elektronische Erfassung am Tag der Arbeit vor. Laut Berichten zählt dabei auch eine Tabellenkalkulation als elektronisch. Beschlossen ist der Entwurf bisher nicht. Alles Weitere im Ratgeber Zeiterfassungspflicht.

Grenzen von Excel

Für eine Person oder ein kleines Team funktioniert die Vorlage gut. Je mehr Leute, desto mühsamer wird es: Jede Person pflegt eine eigene Datei, Sie sammeln am Monatsende alles ein, und wer nachträglich eine Zeit ändert, hinterlässt keine Spur. Spätestens bei Außendienst, Schichtarbeit oder mehr als etwa fünf Leuten lohnt sich eine App. Einige gibt es für kleine Teams kostenlos oder für wenige Euro pro Person, siehe unseren Vergleich der Zeiterfassung-Software.

Häufige Fragen

Funktioniert die Vorlage auch mit Google Tabellen oder LibreOffice?

Ja. Die Vorlage nutzt nur einfache Formeln und keine Makros. In Google Tabellen laden Sie die Datei über Datei, Importieren hoch.

Wie trage ich eine Nachtschicht über Mitternacht ein?

Einfach Beginn und Ende eintragen, zum Beispiel 22:00 und 06:00. Liegt das Ende vor dem Beginn, rechnet die Tabelle über Mitternacht. Die Schicht steht in der Zeile des Tages, an dem sie begonnen hat.

Warum zeigt die Summe am Monatsanfang so viele Minusstunden?

Die Tabelle rechnet das Soll für alle Arbeitstage des Monats. Solange noch nicht alle Tage ausgefüllt sind, steht der Saldo im Minus. Am Monatsende stimmt er.

Kann ich Halbtage oder eine Vier-Tage-Woche abbilden?

Ja. Tragen Sie Ihre Wochenstunden und die Zahl der Arbeitstage ein, zum Beispiel 32 Stunden an vier Tagen. Das Soll gilt dann für Montag bis Donnerstag. Abweichende Tage können Sie in der Spalte Bemerkung festhalten.

Wie lange muss ich die Zeiterfassung aufbewahren?

Mindestens zwei Jahre. Das schreiben § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz für Arbeitszeit über acht Stunden am Tag und § 17 Mindestlohngesetz für Minijobs und bestimmte Branchen vor.

Quellen

Die Vorlage ist kostenlos und ohne Gewähr. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können abweichende Regeln enthalten.