Dienstplan Pflege und Krankenhaus: Beispiel im 3-Schicht-Betrieb
Ein Wohnbereich im Pflegeheim mit 30 Bewohnerinnen und Bewohnern und zehn Pflegekräften. Die Dienste überlappen, damit Zeit für die Übergabe bleibt. Früh sind drei Leute eingeplant, spät zwei, nachts eine Person. Auf einer Krankenhausstation ist der Schichtplan ähnlich aufgebaut.
| Dienst | Zeit | Arbeitszeit |
|---|---|---|
| Früh (F) | 6:00–14:15 | 7:45 Std. |
| Spät (S) | 13:45–22:00 | 7:45 Std. |
| Nacht (N) | 21:45–6:15 | 8:00 Std. |
Jeweils nach 30 Minuten Pause. So verteilen sich die zehn auf eine Woche, Hanna, Ida und Jana arbeiten in Teilzeit:
| Tag | Früh | Spät | Nacht |
|---|---|---|---|
| Mo | Anna, Ben, Frieda | Deniz, Gül | Clara |
| Di | Anna, Ben, Hanna | Deniz, Gül | Clara |
| Mi | Anna, Emil, Frieda | Deniz, Ida | Clara |
| Do | Emil, Frieda, Hanna | Anna, Ida | Gül |
| Fr | Ben, Emil, Jana | Anna, Ida | Gül |
| Sa | Clara, Frieda, Hanna | Ben, Emil | Deniz |
| So | Clara, Frieda, Gül | Ben, Emil | Deniz |
Die DGUV empfiehlt einen Wechsel vorwärts, also Früh, Spät, Nacht, höchstens drei Nachtdienste hintereinander und zusammenhängend freie Wochenenden. § 6 Abs. 1 ArbZG verlangt, solche Erkenntnisse zu beachten. Ambulante Dienste planen oft eine Morgen- und eine Abendtour mit freier Zeit dazwischen. Die Ruhezeit von elf Stunden beginnt dann erst nach der Abendtour.
Zeiterfassung und Dienstplan in der Arztpraxis
In der Praxis gibt es keine Nachtschicht, dafür Sprechzeiten mit langer Mittagspause und viele Teilzeitkräfte. Auch Praxen müssen die Arbeitszeit ihrer Medizinischen Fachangestellten erfassen, mehr unter Zeiterfassungspflicht. Ein Tablet am Empfang oder eine App reicht, und Überstunden nach langen Sprechstunden fallen sofort auf.
Ein Schichtplan für eine Hausarztpraxis mit Sprechzeiten montags bis freitags 8 bis 12 Uhr, montags, dienstags und donnerstags zusätzlich 15 bis 18 Uhr. Vier Medizinische Fachangestellte, zwei davon in Teilzeit. Dienste: vormittags 7:30 bis 12:30 Uhr, nachmittags 14:30 bis 18:15 Uhr.
| Tag | Vormittag | Nachmittag |
|---|---|---|
| Mo | Petra, Sabine, Merve | Petra, Lisa |
| Di | Petra, Sabine, Merve | Petra, Sabine, Lisa |
| Mi | Petra, Sabine, Lisa | geschlossen |
| Do | Petra, Sabine, Merve | Petra, Sabine, Lisa |
| Fr | Petra, Sabine, Merve | geschlossen |
Stunden pro Woche: Petra 36:15, Sabine 32:30, Merve 20:00 und Lisa 16:15. Die Dienste enden 15 bis 30 Minuten nach der Sprechstunde, für Abrechnung und Aufräumen. Die zwei Stunden Mittagspause sind Freizeit, ein Tag mit beiden Diensten hat 8:45 Stunden.
Dienstplan für die Kita: Früh- und Spätdienst
Eine Kita mit zwei Gruppen ist von 7 bis 17 Uhr geöffnet, die meisten Kinder sind zwischen 8:30 und 15 Uhr da. Der Plan folgt der Anwesenheit der Kinder, nicht nur der Öffnungszeit. Wie viele Fachkräfte pro Kind nötig sind, regelt das Landesrecht, oft konkretisiert in der Betriebserlaubnis.
Vier Vollzeitkräfte wechseln wochenweise zwischen Frühdienst (7 bis 15 Uhr) und Spätdienst (9 bis 17 Uhr), je 7:30 Stunden mit Pause. Zwei Teilzeitkräfte arbeiten fest, eine vormittags, eine nachmittags. So sieht die Besetzung in Woche 1 aus:
| Uhrzeit | Im Dienst | Personen |
|---|---|---|
| 7:00–8:00 | Frühdienst: Jule, Can | 2 |
| 8:00–9:00 | dazu Lea (Teilzeit bis 13 Uhr) | 3 |
| 9:00–12:00 | dazu Spätdienst: Nina, Tarik | 5 |
| 12:00–13:00 | dazu Emma (Teilzeit ab 12 Uhr) | 6 |
| 13:00–15:00 | ohne Lea | 5 |
| 15:00–17:00 | Spätdienst und Emma | 3 |
In Woche 2 tauschen Jule und Can mit Nina und Tarik. Die Mittagspausen liegen gestaffelt zwischen 12 und 14 Uhr. Planen Sie auch Zeit für Vorbereitung, Dokumentation und Elterngespräche fest ein.
Was arbeitsrechtlich gilt
In Krankenhäusern und Einrichtungen zur Behandlung, Pflege und Betreuung darf die Ruhezeit um eine Stunde kürzer sein, wenn sie innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen an anderer Stelle auf mindestens zwölf Stunden verlängert wird (§ 5 Abs. 2 ArbZG).
Wer sich in der Einrichtung bereithalten muss, arbeitet, auch wenn er ruhen darf (EuGH, 9. September 2003, C-151/02, seit 2004 im Arbeitszeitgesetz). Diese Zeit ist mindestens mit dem Mindestlohn zu bezahlen (BAG, 29. Juni 2016, 5 AZR 716/15).
Wer nur erreichbar sein muss, etwa zu Hause, hat Rufbereitschaft. Arbeitszeit sind grundsätzlich nur die Einsätze. Kürzen sie die Ruhezeit um höchstens die Hälfte, darf der Ausgleich später erfolgen (§ 5 Abs. 3 ArbZG).
Nachtarbeitnehmer arbeiten höchstens acht Stunden, bis zu zehn, wenn im Schnitt eines Monats oder von vier Wochen acht nicht überschritten werden. Ohne Tarifvertrag stehen ihnen freie Tage oder ein Zuschlag zu (§ 6 ArbZG), siehe Nachtzuschlag.
Über sechs Stunden 30 Minuten (§ 4 ArbZG). Als Pause zählt nur Zeit, in der man weder arbeiten noch sich bereithalten muss (BAG, 6 AZR 478/90). Muss die einzige Nachtwache auf jede Klingel reagieren, ist das keine Pause. Mehr unter Pausenregelung.
In Pflege und Klinik erlaubt (§ 10 Abs. 1 Nr. 3 ArbZG). Mindestens 15 Sonntage im Jahr bleiben frei, für Sonntagsarbeit gibt es einen Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen (§ 11 ArbZG).
Längere Dienste mit Bereitschaft über zehn Stunden sind nur über einen Tarifvertrag möglich (§ 7 Abs. 1 Nr. 1a ArbZG). Alle Regeln für Dienstpläne im Überblick stehen unter Dienstplan und Arbeitsrecht.
Wochenenden fair verteilen
Wochenenddienste fallen in Pflege und Klinik jede Woche an. Fair ist ein Plan, wenn alle sehen, wer wie oft dran ist.
Der Wohnbereich braucht am Wochenende pro Tag drei Früh-, zwei Spät- und einen Nachtdienst, also zwölf Dienste pro Wochenende. Wer Samstag und Sonntag arbeitet, übernimmt zwei davon. An jedem Wochenende arbeiten also sechs von zehn Leuten, jede Person hat im Schnitt zwei von fünf Wochenenden frei. Für jedes zweite freie Wochenende bräuchten Sie zwölf Leute oder weniger Besetzung am Wochenende.
- Samstag und Sonntag zusammen frei geben, nicht einzeln
- Wochenenddienste pro Person im Plan mitzählen
- Feiertage über das ganze Jahr verteilen, nicht nur an Weihnachten
- Wünsche früh abfragen und Tausch im Team erlauben
Dienstplan-App für die Pflege kostenlos
Dienstplan-Software für Pflege, Praxis und Kita
Vier Programme für Einrichtungen mit 5 bis 50 Leuten, Listenpreise netto, Stand 3. November 2026. Die Reihenfolge ist keine Rangfolge.
Papershift
Plan, Stempeluhr und Zuschläge in einem
Paket Premium mit Dienstplanung, dazu 39 € im Monat Grundgebühr. Professional für 9 € mit Zuschlägen für Nacht, Sonntag und Feiertag sowie DATEV-Export.
Stärken
- Nacht- und Sonntagszuschläge rechnet Professional automatisch
- Verfügbarkeiten fließen in die Planung ein
- Eigene Angebote für Gesundheit und Arztpraxen
Grenzen
- Jahresvertrag
- 39 € Grundgebühr verteuert kleine Teams
- Zuschläge erst im teuersten Paket
Shiftbase
kostenlos bis 15 Personen
Tarif Free mit Dienstplan und Stunden von Hand. Basic für 30 € mit sechs Personen und Stempeln, jede weitere 4 €. Premium für 72 € mit zwölf Personen.
Stärken
- Kostenloser Einstieg mit App für alle
- Premium plant nach Qualifikation, etwa Fachkraft pro Schicht
- Monatlich kündbar
Grenzen
- Free ohne Stempeln und ohne Urlaub
- Nachtzuschläge erst im Premium
- Free nur mit einer Abteilung
Planday
günstig ab fünf Leuten
Tarif Starter mit Dienstplan und einfacher Zeiterfassung, mindestens fünf Personen. Plus für 4,99 € pro Person und 25 € im Monat mit Urlaub und Abwesenheiten.
Stärken
- Offene Schichten und Tausch direkt in der App
- Warnungen bei Arbeitszeitregeln schon im Starter
- Jederzeit kündbar, 30 Tage Test
Grenzen
- Mindestens fünf, im Plus-Tarif zehn Personen
- Urlaub erst im Tarif Plus
Crewmeister
Zeiterfassung für die Praxis
Paket Easy mit Urlaub, Krankheit und Überstundenkonto bei jährlicher Zahlung. Der Schichtplaner kostet ab 2 € pro Person extra, DATEV ab 0,60 €.
Stärken
- Überstundenkonto schon im Paket Easy
- App und Terminal, etwa ein Tablet am Empfang
- Server ausschließlich in Deutschland
Grenzen
- Schichtplaner nur als Zusatzmodul
- Kein Gratis-Tarif
- Zuschläge erst im Paket Pro
Für Kliniken und größere Einrichtungen gibt es weitere Programme, etwa Planerio mit Ausrichtung auf das Gesundheitswesen oder Aplano, für ambulante Dienste mit Touren eigene Branchensoftware. Deren Preise haben wir nicht geprüft. Alle Programme mit Kostenbeispiel stehen im Vergleich der Dienstplan-Software, die Schritte zum eigenen Plan unter Dienstplan erstellen.
Häufige Fragen
Wie sieht ein Dienstplan in der Pflege aus?
Meist mit drei Diensten: Früh etwa von 6 bis 14 Uhr, Spät von 14 bis 22 Uhr und Nacht von 22 bis 6 Uhr, mit kurzen Überlappungen für die Übergabe. Im Plan stehen Kürzel wie F, S und N, dazu Urlaub und freie Tage.
Gibt es eine kostenlose Dienstplan-App für die Pflege?
Shiftbase ist bis 15 Personen dauerhaft kostenlos, mit Dienstplan in der App, aber ohne Stempeln und Urlaubsverwaltung. Alternativ eine Excel-Vorlage. Die übrigen Programme lassen sich 14 bis 30 Tage kostenlos testen.
Wie viel Ruhezeit muss zwischen Spätdienst und Frühdienst liegen?
Grundsätzlich elf Stunden. In Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen sind zehn erlaubt, wenn Sie innerhalb eines Monats oder von vier Wochen eine andere Ruhezeit auf zwölf Stunden verlängern (§ 5 Abs. 2 ArbZG). Spätdienst bis 22 Uhr und Frühdienst ab 6 Uhr ergeben nur acht Stunden und sind nicht erlaubt.
Muss eine Arztpraxis die Arbeitszeit erfassen?
Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 müssen alle Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfassen, auch Praxen mit wenigen Angestellten. Die Form ist frei, etwa Tablet am Empfang, App oder Stundenzettel.
Wie erstelle ich einen Dienstplan für die Kita?
Gehen Sie von den Zeiten aus, zu denen die Kinder da sind, und legen Sie Früh- und Spätdienst für die Randzeiten fest. Prüfen Sie die Mindestbesetzung laut Landesrecht und Betriebserlaubnis.
Quellen
- § 5 ArbZG, § 6 ArbZG, § 7 ArbZG, § 4 ArbZG, § 10 ArbZG, § 11 ArbZG, abgerufen am 3. November 2026
- EuGH, Urteil vom 9. September 2003, C-151/02 (Jaeger), und Umsetzung zum 1. Januar 2004, zusammengefasst bei Hensche Rechtsanwälte; BAG, Urteil vom 29. Juni 2016, 5 AZR 716/15, Bericht bei WEKA; BAG, Urteil vom 27. Februar 1992, 6 AZR 478/90, bei Haufe, abgerufen am 3. November 2026
- DGUV: Lage der Arbeitszeit, Schichtarbeit, abgerufen am 3. November 2026
- Preis- und Funktionsseiten von Papershift, Shiftbase, Planday und Crewmeister, abgerufen am 3. November 2026; Planday-App für Mitarbeitende
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