Was Personio ist und was es kostet
Personio ist eine HR-Suite, also ein Programm für fast alles, was eine Personalabteilung erledigt. Laut eigener Preisseite richtet es sich an Unternehmen mit 10 bis 10.000 Beschäftigten. Es gibt die Pakete Core und Core Pro, dazu Zusatz-Apps.
Personalakte und Dokumente
Mitarbeiterprofile, digitale Personalakte, Dokumente und elektronische Signaturen. In Core mit Grenzen, etwa bei den Signaturen, in Core Pro unbegrenzt.
Abwesenheiten
Urlaub und andere Abwesenheiten sind in beiden Paketen ohne Begrenzung enthalten, dazu Arbeitszeitmodelle für Voll- und Teilzeit.
Zeiterfassung
Ist schon im Paket Core enthalten, mit App und Projektzeiten. Was sie genau kann, steht im nächsten Abschnitt.
Recruiting, Lohn, Performance
Die vorbereitende Lohnabrechnung steckt schon in Core. Recruiting, Performance und weitere Bausteine wie Umfragen oder Hinweisgebersystem bucht man als Zusatz-Apps.
Personio nennt auf seiner Preisseite einen Einstieg ab 7,60 € pro Mitarbeitendem und Monat. Der genaue Preis hängt von der Zahl der Beschäftigten und den Zusatz-Apps ab und kommt als Angebot nach einer Demo. Bei der Einrichtung fällt eine einmalige Gebühr an, die sich nach der Unternehmensgröße richtet. Im Jahresabo gilt eine Mindestlaufzeit von zwölf Monaten.
Auf OMR Reviews hat Personio 4,3 von 5 Sternen bei 412 Bewertungen (Stand 3. November 2026). Gelobt werden die Bedienung, die Abwesenheiten, das Recruiting und der Überblick über alle Personaldaten an einem Ort. Kritisiert werden Ladezeiten, eine App mit weniger Funktionen und die Auswertungen.
Personio Zeiterfassung: Funktionen und Grenzen
Die Personio Zeiterfassung ist im Paket Core enthalten. Laut Infoblatt von Personio erfassen Beschäftigte ihre Zeiten per Browser, App oder Entrance App, manuell, per Kommen und Gehen oder an einen Standort gebunden.
- Stempeln per Browser, App oder Entrance App
- auf Wunsch mit Standortnachweis
- Zeiten auf Projekte buchen
- Überstunden automatisch berechnet
- Hinweis bei Verstößen gegen gesetzliche Vorgaben
- Pausen nach Regeln, verschiedene Arbeitszeitmodelle
- Stundenzettel für die Dokumentation
- Terminals über den Partner Halion clock:it, etwa Datafox
Einen Dienst- oder Schichtplan als eigenen Baustein haben wir weder auf der Preisseite noch im Infoblatt gefunden. Wer Schichten plant, sollte das in der Demo gezielt fragen. Die gesetzliche Pflicht verlangt, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit zu erfassen. Das leisten Personio und alle Programme unten, mehr dazu unter Zeiterfassungspflicht.
Wann eine spezialisierte Lösung günstiger und einfacher ist
Personio lohnt sich, wenn Sie das ganze Paket nutzen. Wer nur einen Teil braucht, zahlt für vieles mit, das liegen bleibt.
Personio passt eher, wenn
- Sie mehr als Zeiten brauchen: Personalakte, Dokumente, Bewerbungen, Onboarding
- sich jemand im Betrieb hauptsächlich um Personal kümmert
- Sie mehrere Gesellschaften oder viele Abteilungen verwalten
- Abwesenheiten und Lohnvorbereitung in einem System laufen sollen
Eine spezialisierte Lösung passt eher, wenn
- Sie vor allem stempeln, Pausen und Überstunden zählen wollen
- Schichten der Kern sind, etwa in Café, Pflege oder Laden
- Sie ohne Demo und ohne Jahresvertrag starten wollen
- das Budget bei wenigen Euro pro Person liegt
Ein Café mit zehn Leuten: Bei Personio wären es nach dem Einstiegspreis ab 76 € im Monat plus einmalige Einrichtungsgebühr, im Jahresabo für mindestens zwölf Monate. Für Dienstplan und Zeiterfassung zahlt dasselbe Café bei Shiftbase Free 0 €, bei Planday Starter 29,90 € und bei Crewmeister mit Schichtplaner ab 35 € im Monat, jeweils ohne Personalakte und Recruiting.
Welche Personio Alternative für welchen Fall?
Alle sieben Programme sind auf Dienstplan oder Zeiterfassung spezialisiert und ersetzen keine vollständige Personalakte mit Recruiting. Dafür nennen sie ihre Preise offen und lassen sich vorher testen. Die Reihenfolge folgt dem Einsatzzweck und ist keine Rangliste.
Shiftbase
Kostenloser Dienstplan für kleine Teams
Free bis 15 Personen mit manueller Planung und einer Abteilung. Basic für 30 € im Monat mit sechs Personen, jede weitere 4 €.
- Dienstplan
- App für alle
- Schichttausch ab Basic
- Urlaub ab Basic
Stärken
- Dauerhaft kostenloser Einstieg
- Monatlich kündbar, jährlich 10 % günstiger
Grenzen
- Free: nur manuelle Erfassung, eine Abteilung
- Lohnanbindungen teils über den Marketplace
Planday
Dienstplan ab fünf Personen
Starter mit einfacher Zeiterfassung für 2,99 € pro Person, mindestens fünf. Plus mit Urlaub für 4,99 € pro Person plus 25 €, mindestens zehn. Pro auf Anfrage.
- Dienstplan
- einfache Zeiterfassung
- Urlaub ab Plus
Stärken
- Jederzeit kündbar
- 30 Tage Test in Starter und Plus
Grenzen
- Mindestens fünf Personen werden berechnet
- Urlaub erst ab Plus
Papershift
Dienstplan, Zeiten und Lohnexport in einem
Core 4 €, Premium mit Dienstplan 6 €, Professional mit DATEV- und LODAS-Export 9 € pro Person, dazu 39 € Basis-Support im Monat.
- Tablet
- Abwesenheiten
- Dienstplan ab Premium
- DATEV ab Professional
Stärken
- Plan, Stempeluhr und Abwesenheiten greifen ineinander
- Hosting in der EU, automatische Schichtzuweisung
Grenzen
- Jahresvertrag
- Die Support-Gebühr fällt bei kleinen Teams ins Gewicht
Ordio
Fester Preis pro Standort
Starter 89 €, Plus mit Zeiterfassung und Terminal 129 €, Pro 169 €, jeweils pro Standort und Monat bei jährlicher Abrechnung. Mit eigener Lohnfunktion.
- Schichtplanung
- Preis pro Standort
- Zeiterfassung ab Plus
Stärken
- Der Preis wächst nicht mit jeder Aushilfe
- Eigene Lohnfunktion
Grenzen
- Für kleine Teams teurer als Preise pro Kopf
- 7 Tage Test, jährliche Abrechnung
Crewmeister
Günstige Zeiterfassung, Server in Deutschland
Go ab 1,50 € pro Person bei 50 Mitarbeitenden und jährlicher Zahlung, Easy mit Urlaub ab 2,00 €. Schichtplaner ab 2 € und DATEV-Anbindung ab 0,60 € pro Person extra.
- App
- Terminal
- GPS bei Projektzeiten
- Schichtplaner extra
Stärken
- Günstiger Einstieg
- Jederzeit kündbar zum Ende der Periode
Grenzen
- Kein kostenloser Tarif
- Dienstplan und DATEV kosten extra
clockin
Handwerk und Bau, auch neben Personio
Starter für 4,20 € pro Person bei monatlicher Laufzeit, DATEV-Export inklusive. Das Paket Expert für 14,40 € hat eine Schnittstelle zu Personio: Stammdaten kommen aus Personio, Stunden und Abwesenheiten gehen zurück.
- App, offline
- DATEV inklusive
- Kolonne ab Pro
- Personio ab Expert
Stärken
- Gebaut für Leute ohne Schreibtisch
- Lässt sich mit Personio im Büro verbinden
Grenzen
- Unter fünf Nutzern 10 € Pauschale
- Schichtplanung und Projekte nur als Zusatzmodul
Clockodo
Projekt- und Kundenzeiten im Büro
Basic mit Arbeitszeit und Urlaub für 3,80 € pro Person, Pro mit Projektzeiten für 9,50 €. Eine einzelne Person nutzt Clockodo kostenlos.
- App mit Offline-Modus
- Urlaub
- Projekte ab Pro
Stärken
- Monatlich kündbar, jährlich 5 % günstiger
- Test ohne Zahlungsdaten
Grenzen
- Kein Dienstplan
- Projektzeiten erst im Paket Pro
Personio behalten und Zeiterfassung ergänzen
Manche Betriebe nutzen Personio im Büro und wollen draußen eine einfachere App. Drei der sieben Programme lassen sich anbinden:
Häufige Fragen
Was ist eine gute Personio Alternative für kleine Betriebe?
Das hängt davon ab, was Sie brauchen. Für den Dienstplan passen Shiftbase, Planday, Papershift oder Ordio, für die reine Zeiterfassung Crewmeister, clockin oder Clockodo. Eine vollständige Personalakte mit Recruiting bietet keines der sieben Programme.
Was kostet Personio?
Laut Preisseite ab 7,60 € pro Mitarbeitendem und Monat. Der genaue Preis kommt nach einer Demo als Angebot und hängt von Teamgröße und Zusatz-Apps ab. Dazu kommt eine einmalige Einrichtungsgebühr, im Jahresabo gilt eine Mindestlaufzeit von zwölf Monaten.
Hat Personio eine Zeiterfassung?
Ja, im Paket Core: Stempeln per Browser, App oder Entrance App, Projektzeiten, automatische Überstunden und Pausenregeln. Einen Dienst- oder Schichtplan als eigenen Baustein nennt Personio auf der Preisseite nicht.
Kann ich Personio mit einer anderen Zeiterfassung verbinden?
Ja. clockin bietet im Paket Expert eine Personio-Schnittstelle, Shiftbase und Papershift sind im Personio Marketplace gelistet. Welche Daten genau fließen, sollten Sie im Test prüfen.
Ab wie vielen Mitarbeitenden lohnt sich Personio?
Personio nennt selbst 10 bis 10.000 Beschäftigte als Zielgruppe. Ob es sich lohnt, hängt weniger von der Zahl ab als davon, ob Sie Personalakte, Recruiting und Lohnvorbereitung wirklich nutzen. Für reine Zeiterfassung oder einen Dienstplan sind spezialisierte Programme meist günstiger.
Quellen
- Personio: Pläne und Preise, abgerufen am 3. November 2026
- Personio: Infoblatt Zeiterfassung (PDF), abgerufen am 3. November 2026
- Personio Marketplace: Einträge zu Shiftbase und Papershift, abgerufen am 3. November 2026
- OMR Reviews: Personio, abgerufen am 3. November 2026
- Preisseiten von Shiftbase, Planday, Papershift, Ordio, Crewmeister, clockin und Clockodo sowie die clockin-Seite zur Personio-Schnittstelle, abgerufen am 2. und 3. November 2026
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