Was in der Urlaubsantrag-Vorlage steht
Die Vorlage ist schlicht gehalten, ohne Logo, damit sie in jeden Betrieb passt. Sie hat sieben Abschnitte:
- Name, Abteilung und Personalnummer
- Urlaub von, bis und Zahl der Arbeitstage
- Erholungsurlaub, Sonderurlaub, unbezahlter Urlaub oder Überstundenausgleich
- Resturlaub vor und nach dem Antrag
- Vertretung mit Kürzel
- Datum und Unterschrift der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters
- Genehmigt, abgelehnt oder geändert, mit Grund und Unterschrift
- Haken für »im Urlaubsplaner eingetragen« und »ans Lohnbüro gegeben«
In der Word-Datei klicken Sie in die Felder und tippen. Zum Ankreuzen ersetzen Sie ☐ durch ein X. Für Arbeitgeber lohnt es sich, Kopf und Firmenname einmal einzutragen und die Datei als eigene Vorlage zu speichern.
Urlaubsantrag ausfüllen: so geht es
Arbeitstage zählen
Gezählt werden nur Tage, an denen Sie sonst arbeiten würden. Wochenenden und gesetzliche Feiertage zählen nicht. Wer montags bis freitags arbeitet und vom 12. bis 23. Juli 2027 Urlaub nimmt, braucht 10 Urlaubstage.
Art ankreuzen
Erholungsurlaub geht vom Urlaubskonto ab. Sonderurlaub, etwa für die eigene Hochzeit, und unbezahlter Urlaub nicht. Beim Überstundenausgleich tragen Sie die Stunden ein.
Resturlaub eintragen
Zum Beispiel 24 Tage vor dem Antrag, 10 beantragt, 14 danach. Ihren Anspruch können Sie mit unserem Urlaubsrechner prüfen.
Vertretung absprechen
Wer übernimmt Ihre Aufgaben? Lassen Sie die Vertretung mit Kürzel bestätigen, das beschleunigt die Genehmigung.
Abgeben und Kopie behalten
Unterschreiben, abgeben und die genehmigte Fassung als Kopie oder Foto aufheben. Der Arbeitgeber trägt den Urlaub in den Plan ein, zum Beispiel in unseren Urlaubsplaner für Excel.
Fristen: Wann Sie Urlaub beantragen sollten
Das Bundesurlaubsgesetz kennt keine Frist für den Urlaubsantrag. Je früher, desto besser sind die Chancen, weil der Plan dann noch offen ist. Wünschen später mehrere denselben Zeitraum, entscheiden soziale Gesichtspunkte, nicht allein die Reihenfolge der Anträge. Viele Betriebe legen fest, dass Sommerurlaub bis Ende Januar oder Februar angemeldet wird. Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er bei solchen Urlaubsgrundsätzen mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG).
Auch für die Antwort nennt das Gesetz keine Frist. Antworten Sie als Arbeitgeber zügig, am besten schriftlich. Bleibt die Antwort aus, sollten Beschäftigte nachfragen und nicht einfach fahren: Wer sich selbst beurlaubt, riskiert eine Abmahnung und unter Umständen die fristlose Kündigung (Bundesarbeitsgericht, 20. Mai 2021, 2 AZR 457/20).
Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben. Ein Urlaubsantrag per E-Mail, App oder mündlich ist ebenso gültig. Schriftlich hat den Vorteil, dass beide Seiten später nachweisen können, was beantragt und genehmigt wurde.
Wann der Arbeitgeber den Urlaubsantrag ablehnen darf
Bei der Festlegung des Urlaubs muss der Arbeitgeber die Wünsche der Beschäftigten berücksichtigen (§ 7 Abs. 1 BUrlG). Ablehnen darf er nur aus zwei Gründen:
Zum Beispiel Inventur, Jahresabschluss, Hochsaison im Café oder wenn sonst zu viele Leute gleichzeitig fehlen. Dass immer Arbeit anfällt, reicht nicht.
Wünschen mehrere denselben Zeitraum, zählen soziale Gesichtspunkte: schulpflichtige Kinder in den Ferien, der Urlaub des Partners oder wie lange jemand schon keinen Urlaub hatte.
Wer im Anschluss an eine medizinische Vorsorge oder Reha Urlaub beantragt, muss ihn bekommen (§ 7 Abs. 1 Satz 2 BUrlG).
Ist der Urlaub genehmigt, kann der Arbeitgeber ihn nicht einseitig widerrufen. Selbst eine Vereinbarung, im Urlaub zurückzukommen, ist unwirksam (Bundesarbeitsgericht, 20. Juni 2000, 9 AZR 405/99).
Eine Ablehnung sollte kurz begründet sein und möglichst einen anderen Zeitraum anbieten. Feste Sperrzeiten, etwa im Weihnachtsgeschäft, geben Sie am besten schon Anfang des Jahres bekannt. Wie das im Urlaubsplan aussieht, steht im Ratgeber zum Urlaubsplaner.
Urlaubsantrag 2026 und 2027: Brückentage
Für den Rest von 2026 lohnt sich vor allem Weihnachten. 2027 fallen der 1. Mai auf einen Samstag und der 3. Oktober sowie beide Weihnachtsfeiertage auf ein Wochenende. Umso wichtiger sind Ostern, Himmelfahrt und Pfingsten. Die Übersicht gilt für eine 5-Tage-Woche; »frei« zählt Wochenenden und Feiertage mit, an Weihnachten 2026 etwa vom 24. Dezember bis 3. Januar:
| Urlaub nehmen | Tage | frei |
|---|---|---|
| 24.12. und 28. bis 31.12.2026 | 5 | 11 Tage |
| 30.3. bis 2.4.2027 (Ostern) | 4 | 10 Tage |
| 7.5.2027 (Himmelfahrt) | 1 | 4 Tage |
| 18. bis 21.5.2027 (Pfingsten) | 4 | 9 Tage |
| 28.5.2027 (Fronleichnam, regional) | 1 | 4 Tage |
| 27. bis 31.12.2027 | 5 | 9 Tage |
Heiligabend und Silvester sind keine gesetzlichen Feiertage. Viele Betriebe geben an diesen Tagen frei oder zählen sie als halben Urlaubstag; das regelt der Arbeits- oder Tarifvertrag. Resturlaub aus 2026, der übertragen wurde, muss bis 31. März 2027 genommen sein. Mehr dazu im Ratgeber Urlaubsanspruch.
Digitaler Urlaubsantrag per App
Papier passt für kleine Teams. Ab etwa zehn Leuten oder mehreren Standorten wird es mühsam: Zettel gehen verloren, der Resturlaub muss von Hand nachgerechnet werden, und niemand sieht auf einen Blick, wer schon frei hat. In einer App stellt Ihr Team den Urlaubsantrag am Handy, Sie genehmigen per Klick, und Urlaubskonto und Dienstplan aktualisieren sich selbst. Diese sieben Programme können das:
| Programm | Urlaub per App ab | Preis netto pro Monat |
|---|---|---|
| clockin | jedem Paket | Starter 4,20 € pro Person |
| Clockodo | Basic (nicht im Free-Tarif) | 3,80 € pro Person |
| Crewmeister | Easy (nicht im Paket Go) | ab 2,00 € pro Person |
| Ordio | Starter | 89 € pro Standort |
| Papershift | Core | 4 € pro Person + 39 € Support |
| Planday | Plus (nicht im Starter) | 4,99 € pro Person + 25 € |
| Shiftbase | Basic (nicht im Free-Tarif) | 30 € inkl. 6 Personen |
Laut Preis- und Hilfeseiten der Anbieter, Stand 3. November 2026. Wer ohnehin eine Zeiterfassung oder einen Dienstplan braucht, nimmt den Urlaubsantrag am besten im selben Programm dazu. Preise und Funktionen im Detail stehen im Vergleich der Dienstplan-Software und im Vergleich der Zeiterfassung-Software, alle sieben nebeneinander im Gesamtvergleich.
Häufige Fragen
Wie schreibe ich einen Urlaubsantrag?
Nennen Sie Ihren Namen, den Zeitraum mit erstem und letztem Urlaubstag, die Zahl der Arbeitstage und die Art des Urlaubs. Dazu gehören Datum und Unterschrift, im Betrieb oft auch Resturlaub und Vertretung. Mit der Vorlage oben ist das in zwei Minuten erledigt.
Wie lange vorher muss ich Urlaub beantragen?
Gesetzlich gibt es keine Frist. Je früher Sie fragen, desto eher bekommen Sie den gewünschten Zeitraum. Halten Sie sich an Fristen, die Ihr Betrieb vorgibt, etwa für die Sommerplanung bis Ende Januar.
Darf der Arbeitgeber meinen Urlaubsantrag ablehnen?
Nur wenn dringende betriebliche Gründe entgegenstehen oder Kolleginnen und Kollegen mit sozialem Vorrang denselben Zeitraum wollen (§ 7 Abs. 1 BUrlG). Den Urlaub ganz verweigern darf er nicht, er muss ihn im Laufe des Jahres gewähren.
Was passiert, wenn der Arbeitgeber nicht antwortet?
Fragen Sie nach, am besten schriftlich. Fahren Sie nicht ohne Genehmigung in den Urlaub: Eigenmächtiger Urlaubsantritt kann eine fristlose Kündigung rechtfertigen. Im Notfall können Sie den Urlaub beim Arbeitsgericht durchsetzen.
Kann genehmigter Urlaub widerrufen werden?
Einseitig nicht. Hat der Arbeitgeber den Urlaub bewilligt, ist er daran gebunden. Verschieben geht nur, wenn Sie einverstanden sind. Auch eine Abrede, Sie bei Bedarf aus dem Urlaub zurückzuholen, ist unwirksam.
Muss der Urlaubsantrag schriftlich sein?
Nein. Eine Form schreibt das Gesetz nicht vor. Per E-Mail, App oder Formular ist sinnvoll, weil sich später nachweisen lässt, was beantragt und genehmigt wurde.
Quellen
- § 7 BUrlG, § 87 BetrVG, abgerufen am 3. November 2026
- Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 20. Juni 2000, 9 AZR 405/99 (kein Rückruf aus dem Urlaub)
- Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 20. Mai 2021, 2 AZR 457/20 (eigenmächtiger Urlaubsantritt), abgerufen am 3. November 2026
- Feiertage 2026 und 2027: Wochentage selbst berechnet, Ostertermine nach der Gaußschen Osterformel; Fronleichnam gilt in Baden-Württemberg, Bayern, Hessen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz, im Saarland sowie in Teilen von Sachsen und Thüringen
- Preis- und Funktionsseiten von clockin, Clockodo, Crewmeister, Ordio, Papershift, Planday und Shiftbase, Stand 3. November 2026
Die Vorlage ist kostenlos und ohne Gewähr. Diese Seite ist keine Rechtsberatung; Arbeits- und Tarifverträge sowie Betriebsvereinbarungen können eigene Fristen und Regeln enthalten. Einige Links können Partnerlinks sein.
