Zeiterfassung-App kostenlos: diese zwei Tarife sind dauerhaft gratis
Dauerhaft kostenlos heißt hier: kein Ablaufdatum und keine Zahlungsdaten. Das bieten zwei der sieben Anbieter, beide mit Grenzen, die ab ein paar Leuten spürbar werden.
Shiftbase Free
Dienstplan und App für kleine Teams
Für bis zu 15 Personen, eine Abteilung und höchstens fünf Teams. Den Plan pflegen Sie von Hand, Ihre Leute tragen ihre Stunden selbst ein und sehen den Plan in der App. Mehr kann Basic für 30 € im Monat mit sechs Personen, jede weitere 4 €.
- Dienstplan
- App für alle
- Zeiten nur von Hand
- Urlaub ab Basic
- Lohnexport ab Basic
Stärken
- Kein Ablaufdatum, keine Zahlungsdaten
- Echter Dienstplan mit App für das ganze Team
- Später Basic oder Premium im selben Programm
Grenzen
- Stempeln, Schichttausch und Urlaubsanträge erst ab Basic
- Eine Abteilung, höchstens 15 Personen
- Hilfe nur über das Hilfe-Center, nicht per Mail, Chat oder Telefon
Clockodo Free
Zeiterfassung für Selbstständige
Kostenlos für genau einen Nutzer, mit fast allen Funktionen des Pro-Tarifs, also auch Projekt- und Kundenzeiten. Sobald zwei oder mehr Personen erfassen, gilt Basic für 3,80 € pro Person und Monat.
- App, auch offline
- Projektzeiten
- nur 1 Person
- keine Abwesenheiten
Stärken
- Projekt- und Kundenzeiten ohne Kosten
- Kein Ablaufdatum
Grenzen
- Nur eine Person, keine Team-Funktionen
- Support nur per E-Mail, Berichte mit Clockodo-Logo
Kostenlos testen: so lange laufen die Testphasen
Die anderen fünf Anbieter haben keinen Gratis-Tarif, lassen sich aber kostenlos testen. Legen Sie den Test so, dass ein Monatsabschluss hineinfällt, und probieren Sie die App mit zwei, drei Leuten aus dem Team aus. Shiftbase Basic und Premium sowie Clockodo lassen sich ebenfalls 14 Tage testen. Die Reihenfolge ist alphabetisch.
clockin
Handwerk, Bau, Außendienstdanach 4,20 € pro Person
- Testphase14 Tage, alle Pakete
- Zahlungsdatennicht nötig
DanachTest endet von selbst, DATEV-Export in jedem Paket
Crewmeister
kleine Teams, kleines Budgetdanach ab 1,50 € pro Person
- Testphase14 Tage
- Zahlungsdatennicht nötig
DanachTest endet von selbst, jederzeit kündbar
Ordio
Gastronomie mit vielen Aushilfendanach 89 € pro Standort
- Testphase7 Tage, bis 14
- Zahlungsdatennicht nötig
Danachkeine automatische Verlängerung, Listenpreis bei jährlicher Abrechnung
Papershift
Gastronomie, Handel, Pflegedanach ab 4 € pro Person + 39 € Support
- Testphase14 Tage
- Zahlungsdatenkeine Angabe
DanachJahresvertrag, bis 15 Personen Light ab 40 € mit 24 Monaten
Planday
Schichtteams ab 5 Personendanach 2,99 € pro Person, mind. 5
- Testphase30 Tage, Starter und Plus
- Kreditkartenicht nötig
DanachStarter jederzeit kündbar
Laut Preisseiten der Anbieter, abgerufen am 3. November 2026, Planday-Preise geprüft am 2. November 2026. Ob Papershift für den Test Zahlungsdaten verlangt, nennt die Preisseite nicht.
Was kostenlosen Tarifen fehlt
Personenzahl
Shiftbase Free endet bei 15 Personen, Clockodo Free bei einer. Zählen Sie Aushilfen und Minijobber mit: Wer mit 13 Leuten startet und im Sommer zwei Aushilfen dazunimmt, ist an der Grenze.
Stempeln und Kontrolle
In Shiftbase Free tragen Ihre Leute ihre Stunden selbst ein. Eine Stempeluhr per App oder Tablet gibt es erst ab Basic. Ob Plan und tatsächliche Zeit zusammenpassen, prüfen Sie dann von Hand.
Urlaub und Lohnexport
Urlaubsanträge mit Freigabe enthält keiner der beiden Gratis-Tarife. Shiftbase exportiert Stunden ab Basic als Excel- oder CSV-Datei, die DATEV-Integration kennzeichnet die Shiftbase-Hilfe mit dem Tarif Premium. Mehr dazu unter Zeiterfassung mit DATEV.
Support
Shiftbase Free hilft nur über das Hilfe-Center, Clockodo Free nur per E-Mail. Telefon und Chat gibt es erst in den bezahlten Paketen.
Zeiterfassung und Dienstplan kostenlos ohne Software
Die Form der Zeiterfassung ist heute frei, auch Papier und Excel sind zulässig, solange Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit vollständig erfasst werden. Ein Entwurf des Bundesarbeitsministeriums vom Juni 2026 sieht eine elektronische Erfassung vor, beschlossen ist er bisher nicht. Den Stand erklärt der Ratgeber Zeiterfassungspflicht. Unsere vier Vorlagen sind kostenlos und ohne Anmeldung:
Die Grenzen: Eine Excel-Datei zeigt nicht, wer eine Zeit nachträglich geändert hat. Der Europäische Gerichtshof verlangt aber ein System, das objektiv, verlässlich und zugänglich ist. Bei Papier und Excel sichern Sie das selbst ab, etwa mit Unterschrift und festem Abgabetermin. Dazu kommt der Aufwand, alle Zettel am Monatsende zusammenzutragen.
Eine Vorlage reicht, wenn
- bis etwa fünf Leute mit festen Zeiten arbeiten
- alle am selben Ort sind und der Plan am Schwarzen Brett hängt
- Schichten selten getauscht werden
- eine Person die Listen führt und prüft
Software lohnt sich, wenn
- Schichten oft kurzfristig getauscht werden
- Leute unterwegs oder an mehreren Standorten arbeiten
- Urlaub per Antrag und Freigabe laufen soll
- die Stunden jeden Monat ans Steuerbüro gehen
Ab wann sich bezahlte Software lohnt
Der Preis einer Software ist leicht zu vergleichen, der Zeitaufwand ohne sie nicht. Rechnen Sie nach, wie lange Einsammeln, Prüfen und Übertragen der Stunden jeden Monat dauern, und setzen Sie dafür einen Stundensatz an.
Ein Pflegedienst mit acht Leuten führt Stundenzettel auf Papier. Angenommen, Einsammeln, Prüfen, Nachfragen und Übertragen in die Lohnliste dauern 15 Minuten pro Person und Monat: Das sind zwei Stunden. Setzt die Inhaberin ihre Stunde mit 40 € an, kostet die Zettelwirtschaft rund 80 € im Monat. Eine Zeiterfassung für acht Personen kostet ab 12 € (Crewmeister Go, 8 × 1,50 €), 30,40 € (Clockodo Basic, 8 × 3,80 €) oder 33,60 € (clockin Starter, 8 × 4,20 €, mit DATEV-Export). Spart die Software auch nur eine der beiden Stunden, ist sie in allen drei Fällen günstiger als der Aufwand.
Für den Dienstplan gilt dasselbe. Acht Personen kosten bei Shiftbase Free nichts, bei Planday Starter 23,92 € und bei Crewmeister mit Schichtplaner ab 28 € im Monat. Die Ab-Preise von Crewmeister gelten laut Anbieter bei 50 Mitarbeitenden und jährlicher Zahlung. Was Ihr Team bei allen sieben Anbietern genau kostet, rechnet der Kostenrechner auf der Startseite. Stärken und Grenzen im Detail stehen im Vergleich der Zeiterfassung-Software und im Vergleich der Dienstplan-Software.
Datenschutz bei Gratis-Apps: Wo liegen die Daten?
Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten, auch in einer kostenlosen App. Für jedes Cloud-Programm brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Fragen Sie außerdem, wo die Server stehen: Werden Daten in ein Land außerhalb der EU übermittelt, gelten zusätzliche Regeln (Art. 44 ff. DSGVO). Das sagen vier der sieben Anbieter selbst über den Speicherort:
Laut Preisseite stehen die Server ausschließlich in deutschen Rechenzentren.
Laut Trust Center in Rechenzentren von Microsoft Azure in Frankfurt und Berlin, Notfall-Backups bei Hetzner.
Nennt auf der Preisseite Daten in der EU, einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO und eine Zertifizierung nach ISO/IEC 27001.
Nennt im Paket Core eine DSGVO-konforme Datenspeicherung mit Hosting in der EU.
clockin, Ordio und Planday nennen den Speicherort nicht auf ihren Preisseiten. Fordern Sie dort vor dem Start den Vertrag zur Auftragsverarbeitung an und fragen Sie nach dem Serverstandort. Bei anderen Gratis-Apps gilt dasselbe.
Häufige Fragen
Gibt es eine Zeiterfassung-App, die dauerhaft kostenlos ist?
Ja, zwei. Shiftbase Free ist für bis zu 15 Personen dauerhaft kostenlos, Zeiten werden dort aber nur von Hand eingetragen. Clockodo Free ist für eine einzelne Person kostenlos und damit eher etwas für Selbstständige. clockin, Crewmeister, Ordio, Papershift und Planday lassen sich 7 bis 30 Tage kostenlos testen.
Reicht eine kostenlose Zeiterfassung rechtlich aus?
Ja, der Preis spielt keine Rolle. Nach heutigem Recht ist die Form frei, auch Excel oder Papier sind zulässig. Entscheidend ist, dass Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit vollständig und richtig erfasst werden. Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG bewahren Sie mindestens zwei Jahre auf.
Was passiert nach der kostenlosen Testphase?
Bei clockin, Clockodo und Crewmeister endet der Test laut Anbieter von selbst, Ordio verlängert ihn nicht automatisch. Shiftbase verlangt für den Test keine Zahlungsdaten, Planday keine Kreditkarte. Papershift nennt auf der Preisseite dazu nichts, fragen Sie dort vor der Buchung nach.
Gibt es einen Dienstplan kostenlos für mehrere Personen?
Ja. Shiftbase Free enthält einen Dienstplan mit App für bis zu 15 Personen, allerdings mit manueller Planung, ohne Schichttausch und ohne Urlaubsanträge. Ohne Software geht es mit unserer kostenlosen Dienstplan-Vorlage oder der Schichtplan-Vorlage für bis zu 15 Personen.
Ist eine kostenlose Zeiterfassung-App datenschutzkonform?
Das hängt nicht vom Preis ab, sondern davon, ob der Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließt und wo die Daten liegen. Crewmeister nennt Server in Deutschland, Clockodo Rechenzentren in Frankfurt und Berlin, Shiftbase und Papershift Speicherung in der EU. Informieren Sie Ihr Team vorab, und beteiligen Sie einen Betriebsrat, falls es einen gibt (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
Quellen
- Preisseiten von Shiftbase, Clockodo, clockin, Crewmeister, Ordio, Papershift und Planday, abgerufen am 3. November 2026, Planday-Preise in Euro geprüft am 2. November 2026
- Papershift Light und Shiftbase Hilfe: DATEV-Integration, abgerufen am 3. November 2026
- Clockodo Trust Center, abgerufen am 3. November 2026
- Europäischer Gerichtshof, Urteil vom 14. Mai 2019, C-55/18; Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13. September 2022, 1 ABR 22/21
- § 16 ArbZG, § 87 BetrVG, Datenschutz-Grundverordnung (Art. 28, Art. 44 ff.), abgerufen am 3. November 2026
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