Was Personaleinsatzplanung ist und was nicht
Drei Begriffe, die oft vermischt werden. Sie bauen aufeinander auf und unterscheiden sich vor allem im Zeitraum.
Personalbedarfsplanung
Wie viele Leute mit welcher Qualifikation brauchen Sie in den nächsten Monaten? Daraus folgen Einstellungen oder Aushilfen. Zeitraum: Monate bis Jahre.
Personaleinsatzplanung
Wer aus dem vorhandenen Team deckt welchen Bedarf in welcher Woche? Hier fließen Qualifikationen, Verfügbarkeiten, Urlaub und das Arbeitszeitgesetz zusammen. Zeitraum: Tage bis Wochen.
Dienst- oder Schichtplan
Das Ergebnis: die Tabelle oder App, in der jede Person sieht, wann sie arbeitet. Wie Sie ihn Schritt für Schritt aufbauen, steht in der Anleitung Dienstplan erstellen.
Personaleinsatzplanung in sechs Schritten
Bedarf pro Zeitfenster ermitteln
Teilen Sie den Tag in Zeitfenster und legen Sie fest, wie viele Leute Sie in jedem brauchen. Grundlage sind Kassenumsätze nach Stunden, Reservierungen oder Touren. Im Café etwa: werktags 7 bis 11 Uhr zwei Leute, 11 bis 14 Uhr drei, samstags durchgehend drei.
Qualifikationen festhalten
Notieren Sie, wer was darf und kann: im Café Kasse und Schlüssel, im Pflegedienst die Behandlungspflege, im Laden den Kassenabschluss. So sehen Sie früh, wo nur eine einzige Person eine Aufgabe übernehmen kann.
Verfügbarkeiten und Abwesenheiten sammeln
Urlaub, Berufsschule, Wunschfrei, feste Teilzeittage und die Stunden-Grenzen von Minijobs. Ein fester Abgabetermin, etwa zwei Wochen vor Planbeginn, erspart Nachfragen.
Regeln prüfen
Höchstens zehn Stunden pro Tag, wenn der Schnitt über sechs Monate bei acht bleibt (§ 3 ArbZG). 30 Minuten Pause bei mehr als sechs, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden (§ 4 ArbZG). Elf Stunden Ruhe zwischen zwei Schichten, in Pflege und Gastronomie mit Ausgleich auch zehn (§ 5 ArbZG). Alle Regeln im Überblick: Arbeitszeitgesetz.
Plan erstellen und veröffentlichen
Zuerst die Leute mit seltener Qualifikation in die kritischen Zeitfenster, dann Vollzeit, Teilzeit und zuletzt Aushilfen. Veröffentlichen Sie den Plan früh, im Aushang oder in der App. Bei Arbeit auf Abruf muss die Lage der Arbeitszeit mindestens vier Tage vorher feststehen (§ 12 Abs. 3 TzBfG).
Soll und Ist vergleichen
Nach jeder Woche: Wo wurde länger gearbeitet als geplant, wo war zu viel Personal da? Diese Abweichungen sind die Grundlage für den nächsten Plan. Die tatsächlichen Zeiten müssen Sie seit 2022 ohnehin erfassen, siehe Zeiterfassungspflicht.
Ein ambulanter Pflegedienst mit 14 Leuten plant die Frühtouren der nächsten Woche, zwei davon mit Behandlungspflege. Nach Schritt 2 und 3 zeigt sich: Am Mittwoch hat eine der drei Fachkräfte Urlaub, eine andere Spätdienst. Für zwei Touren bleibt eine Person. Die Lücke ist eine Woche vorher sichtbar, nicht erst um 5:30 Uhr am Telefon. Mehr dazu unter Dienstplan in der Pflege.
Kennzahlen: Geht der Plan auf?
Für kleine Betriebe reichen drei Zahlen. Vergleichen Sie sie vor allem mit Ihren eigenen Vormonaten, denn Richtwerte unterscheiden sich stark nach Branche, Lage und Betrieb.
Ein Café macht im Oktober 50.000 € Umsatz. Gearbeitet wurden 1.000 Stunden, die Personalkosten liegen bei 18.500 €, die Sollstunden laut Verträgen bei 940. Personalkostenquote: 18.500 ÷ 50.000 × 100 = 37 %. Umsatz pro Arbeitsstunde: 50.000 ÷ 1.000 = 50 €. Überstundenquote: 60 ÷ 940 × 100 = 6,4 %. Bringt der Nachmittag von 15 bis 17 Uhr nur 25 € Umsatz pro Arbeitsstunde, lohnt der Blick, ob dort eine Person weniger reicht.
Excel oder Software für die Personaleinsatzplanung?
Mit Excel kommen Sie weit, solange eine Person plant und das Team klein ist. Unsere Dienstplan-Vorlage zählt die Besetzung pro Tag, die Schichtplan-Vorlage markiert zu kurze Ruhezeiten. Schwierig wird es bei allem, was Daten aus mehreren Quellen zusammenführt:
| Aufgabe | Excel | Software |
|---|---|---|
| Besetzung zählen | ja | ja |
| Ruhezeit prüfen | Schichtplan-Vorlage markiert rot | Warnung, etwa bei Ordio und Planday |
| Qualifikationen | von Hand | etwa Papershift, Shiftbase Premium, Planday Pro |
| Urlaub aus Anträgen | von Hand | automatisch |
| Plan aufs Handy | PDF in die Gruppe | App mit Benachrichtigung |
| Soll-Ist-Vergleich | Stundenzettel abtippen | mit Stempeluhr im selben Programm |
Personalplanung-Software: welche Programme taugen
Über den Dienstplan hinaus zählen drei Dinge: Bedarf und Personalkosten im Plan, Qualifikationen und mehrere Standorte. Hier steht nur, was die Anbieter auf ihren Preis-, Funktions- und Hilfeseiten nennen, Stand 3. November 2026. Die Reihenfolge ist alphabetisch.
clockin
Schichtplanung als Zusatz zur Zeiterfassung
Das Zusatzmodul Schichtplanung kostet bis 20 Lizenzen 30 € im Monat, bei 24 Monaten Laufzeit 24 €. Urlaub und Verfügbarkeiten stehen im Plan, bei Doppelbelegungen oder Abwesenheiten warnt das Programm.
- Plan per Drag-and-drop
- Urlaub im Plan
- DATEV inklusive
Stärken
- Plan, Stempeluhr und DATEV-Export aus einer Hand
- Warnung bei Doppelbelegung
Grenzen
- Planung nur als Zusatzmodul
- Zu Qualifikationen und Bedarf nennt die Preisseite nichts
Crewmeister
Schichtplaner als Zusatz zur Zeiterfassung
Zeiterfassung ab 1,50 € plus Schichtplaner ab 2 € pro Person, beides laut Anbieter bei 50 Mitarbeitenden und jährlicher Zahlung. Der Schichtplaner arbeitet mit Schichtvorlagen, die Server stehen ausschließlich in Deutschland.
- Schichtvorlagen
- App und Terminal
- Urlaub ab Easy
Stärken
- Günstige Kombination aus Stempeluhr und Plan
- Jederzeit kündbar zum Ende der Periode
Grenzen
- Schichtplaner nur als Zusatzmodul
- Zu Qualifikationen, Bedarf und Standorten nennt die Preisseite nichts
Ordio
Soll-Ist-Besetzung und Personalkosten pro Standort
Laut Funktionsseite zeigt Ordio Soll- und Ist-Besetzung, Personalkosten pro Schicht und im Reporting Umsatz und Personalkosten nebeneinander. Rollen wie Küche und Service plant man getrennt, vor dem Veröffentlichen weist Ordio auf Ruhezeit- und Pausenkonflikte hin.
- Soll-Ist-Besetzung
- Personalkosten pro Schicht
- pro Standort
- Zeiterfassung ab Plus
Stärken
- Preis wächst nicht mit jeder Aushilfe
- Hinweise zu Ruhezeit und Pausen vor dem Veröffentlichen
Grenzen
- Jeder Standort kostet den vollen Paketpreis
- 7 Tage Test, Listenpreis bei jährlicher Abrechnung
Papershift
Qualifikationen und mehrere Standorte
Qualifikationen als Mitarbeiter-Tags ab Core. Premium (6 €) bringt den Dienstplan mit Schichtzuweisung nach Regeln und Planung über mehrere Standorte, Professional (9 €) vollautomatische Belegung, eigene Kennzahlen und Standort-Vorlagen. Bis 15 Personen: Light Premium für 60 € bei 24 Monaten Laufzeit.
- Qualifikationen
- Mehr-Standort-Planung
- Zuweisung nach Regeln
- DATEV ab Professional
Stärken
- Viele Planungsregeln schon im Paket Premium
- Plan, Stempeluhr und Abwesenheiten in einem
Grenzen
- Jahresvertrag, Light 24 Monate
- 39 € Support im Monat außerhalb von Light
Planday
Umsatzzahlen im Plan ab Plus
Starter mit Dienstplan, einfacher Zeiterfassung und Warnungen bei Arbeitszeitregeln. Plus (4,99 € pro Person plus 25 €, mindestens zehn Personen) bringt Umsatzintegration und Urlaubsverwaltung. Automatische Planung und Qualifikationen (Skills, vom Support freigeschaltet) gibt es im Tarif Pro nach Angebot.
- Regel-Warnungen ab Starter
- Umsatzzahlen ab Plus
- Qualifikationen im Pro
Stärken
- Günstiger Einstieg, Starter jederzeit kündbar
- 30 Tage Test ohne Kreditkarte
Grenzen
- Umsatzzahlen erst ab Plus, mindestens zehn Personen
- Qualifikationen und automatische Planung nur im Pro nach Angebot
Shiftbase
Personalkostenziele und Qualifikationen ab Premium
Premium plant nach Qualifikationen und benötigten Schichten, zeigt Personalkosten in einem KPI-Dashboard und setzt Ziele für Personalkosten und Produktivität pro Abteilung. Mit einer Umsatzprognose sehen Sie die Personalkosten als Anteil am erwarteten Umsatz. Ein Flexpool erfasst Leute, die an jedem Standort einsetzbar sind. Basic (30 € inkl. sechs Personen) wertet Personalkosten pro Abteilung aus.
- Qualifikationen
- Personalkostenziel
- Flexpool für Standorte
- Free: eine Abteilung
Stärken
- Kennzahlen wie die Personalkostenquote direkt im Plan
- Monatlich kündbar
Grenzen
- Umsatzprognose und Qualifikationen erst ab Premium
- Free: nur manuelle Planung, eine Abteilung
Clockodo plant keine Schichten und fehlt deshalb hier. Wer Einsätze auf Kunden und Projekte bucht, kann dort ab dem Paket Pro Projektzeiten gegen ein Budget halten, siehe Projektzeiterfassung.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Personaleinsatzplanung und Personalbedarfsplanung?
Die Personalbedarfsplanung fragt, wie viele Leute mit welcher Qualifikation Sie in den nächsten Monaten brauchen. Die Personaleinsatzplanung verteilt das vorhandene Team auf Tage, Schichten und Aufgaben, meist für die nächsten Wochen. Das Ergebnis ist der Dienst- oder Schichtplan.
Wie berechnet man die Personalkostenquote?
Personalkosten geteilt durch Umsatz, mal 100. Bei 18.500 € Personalkosten und 50.000 € Umsatz sind das 37 %. Zu den Personalkosten gehören Bruttolöhne und Arbeitgeberanteile. Vergleichen Sie die Quote vor allem mit Ihren eigenen Vormonaten.
Welche Software eignet sich für die Personaleinsatzplanung?
Das hängt vom Schwerpunkt ab. Umsatzdaten neben dem Plan bieten Shiftbase Premium, Planday ab Plus und Ordio. Qualifikationen und mehrere Standorte deckt Papershift ab Premium ab. Steht die Zeiterfassung im Vordergrund, kommen Crewmeister oder clockin mit Planungsmodul infrage.
Muss der Betriebsrat bei der Personaleinsatzplanung beteiligt werden?
Ja. Bei Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, Pausen und der Verteilung auf die Wochentage bestimmt er mit, ebenso bei vorübergehender Mehrarbeit und bei Software, die Verhalten oder Leistung überwachen kann (§ 87 Abs. 1 Nr. 2, 3 und 6 BetrVG). Über die Personalplanung insgesamt müssen Sie ihn rechtzeitig unterrichten (§ 92 BetrVG).
Quellen
- § 3, § 4 und § 5 ArbZG, § 12 TzBfG, § 87 und § 92 BetrVG, abgerufen am 3. November 2026
- Preisseiten von clockin, Crewmeister, Ordio, Papershift, Planday, Shiftbase und Clockodo, abgerufen am 3. November 2026, Planday-Preise in Euro geprüft am 2. November 2026
- Ordio: Schichtplanung, Shiftbase Hilfe: Umsatzprognose und Ziele, Planday Hilfe: Skills, Papershift Light, abgerufen am 3. November 2026
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