Zeiterfassung per Stempeluhr: vier Wege im Vergleich
Alle vier Wege sind nach heutigem Recht erlaubt. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 müssen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfassen, eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor. Was genau gilt, steht im Ratgeber Zeiterfassungspflicht.
Klassische Stechuhr mit Stempelkarten
Jede Person steckt ihre Karte ein, die Uhr druckt Kommen und Gehen auf. Das Gerät hängt an der Wand und braucht weder Internet noch Software.
Vorteil: einfach, einmalige Kosten, jeder versteht es. Nachteil: Die Karten werten Sie am Monatsende von Hand aus und bewahren sie zwei Jahre auf. Ob jemand für eine Kollegin mitstempelt, sieht niemand.
Terminal mit Chip oder RFID-Karte
Ein Lesegerät an der Wand erkennt den Chip am Schlüsselbund oder die Karte und schickt die Buchung an die Zeiterfassungs-Software. Manche Terminals lesen auch Fingerabdruck oder Gesicht.
Vorteil: schnell, ohne Eintippen, auch für Leute ohne Smartphone. Nachteil: Die Hardware kostet extra, verlorene Chips müssen ersetzt werden, und das Programm muss das Terminal anbinden können.
Tablet als Stempeluhr
Ein Tablet am Eingang läuft im Terminal-Modus der Zeiterfassungs-App. Jede Person tippt auf ihren Namen und gibt eine PIN ein, bei clockin geht es auch per QR-Code. Typisch für Küche, Laden und Praxis, siehe Zeiterfassung in der Gastronomie.
Vorteil: günstig, die Stempel landen sofort in der Software, kein privates Handy nötig. Nachteil: braucht WLAN und eine feste Halterung. Eine PIN lässt sich weitergeben.
App auf dem Handy
Jede Person stempelt mit dem eigenen Gerät, auf Wunsch mit Standort beim Ein- und Ausstempeln. Für Baustellen, Pflegetouren und Außendienst ist das oft der einzige Weg, mehr dazu unter Zeiterfassung im Handwerk.
Vorteil: keine Hardware, funktioniert überall. Nachteil: Ein privates Handy können Sie in der Regel nicht verlangen. Welche Apps es gibt, zeigt der Vergleich der Zeiterfassungs-Apps.
Zeiterfassung mit Chip: So funktioniert ein Terminal
Ein Zeiterfassungs-Terminal besteht aus zwei Teilen: dem Gerät an der Wand und der Software, in der die Stunden zusammenlaufen. Keines der sieben Programme aus unserem Vergleich nennt eigene Chip-Terminals. clockin, Papershift, Shiftbase und Clockodo binden stattdessen Geräte von Herstellern wie Datafox oder EasySecure an. Das Terminal kaufen Sie beim Hersteller oder auf Anfrage über den Software-Anbieter, die Software zahlen Sie wie gewohnt pro Monat.
Chips ausgeben und zuordnen
Jede Person bekommt einen Chip oder eine Karte. In der Software verknüpfen Sie die Nummer mit der Person. Bei Shiftbase etwa halten Sie einen neuen Chip an das Terminal, die Nummer erscheint dann im Programm.
Stempeln
Beim Kommen und Gehen hält die Person den Chip an den Leser. Je nach Gerät wählt sie vorher Kommen, Gehen oder Pause.
Übertragen
Das Terminal schickt die Buchungen über das Netzwerk an die Software. Dort sehen Sie Stundenkonten, fehlende Stempel und Überstunden.
Monat abschließen
Am Monatsende prüfen Sie die Zeiten und geben sie an die Lohnabrechnung, etwa per DATEV-Export.
Was eine Stempeluhr kostet: Hardware einmalig, Software monatlich
Bei einer klassischen Stempeluhr zahlen Sie einmal das Gerät und danach nur Karten und Farbband. Bei allen elektronischen Wegen kommt eine Software dazu, die pro Person und Monat abrechnet.
Ein Café mit acht Beschäftigten hängt ein Tablet an den Personaleingang. Mit clockin Starter kostet die Software 8 × 4,20 € = 33,60 € im Monat, das Tablet-Terminal ist im Paket enthalten. Eine klassische Stempeluhr kostet einmalig rund 280 € netto, dafür zählt am Monatsende jemand acht Karten aus. Bei angenommenen 15 Minuten pro Karte sind das zwei Stunden Büroarbeit im Monat.
Gerätepreise: Stempeluhren von BÜRK MOBATIME im Bürohandel, Bruttopreise auf netto umgerechnet, abgerufen am 3. November 2026. Software-Preise laut Preisseiten der Anbieter.
Zeiterfassung-Terminal: Welche Programme Tablet oder Chip anbinden
Alle sieben Programme aus unserem Vergleich lassen sich mit einem gemeinsamen Gerät im Betrieb nutzen. Wie, ist unterschiedlich: Manche bringen einen Terminal-Modus für das Tablet mit, andere binden Chip-Terminals von Partnern an, einige können beides.
Crewmeister
kleine Teams mit kleinem Budgetab 1,50 € pro Person
- Tablet als Terminalalle Pakete
- Chip oder RFIDk. A.
Besondersläuft auf jedem handelsüblichen Tablet oder PC; PIN-Terminal und 3-Spalten-Terminal ab Pro
clockin
Handwerk, Werkstatt, Praxis4,20 € pro Person
- Tablet als Terminalalle Pakete, auch QR-Code
- Chip oder RFIDDatafox ab Pro
BesondersKolonnengerät ab Pro: eine Person stempelt für die ganze Gruppe
Papershift
Gastronomie, Handel, Pflegeab 4 € pro Person + 39 € Support
- Tablet als TerminalStempeluhr-App fürs iPad
- Chip oder RFIDDatafox, EasySecure auf Anfrage
BesondersAnmeldung am Tablet per PIN, Unterschrift oder IP-Adresse
Shiftbase
kleine Schichtbetriebe30 € inkl. 6 Personen (Basic)
- Tablet als TerminalKiosk ab Basic
- Chip oder RFIDDatafox ab Basic
BesondersKiosk mit eigener PIN, in Basic ein Gerät, ab Premium beliebig viele
Ordio
viele Aushilfen pro Standort129 € pro Standort (Plus)
- Tablet als TerminalTeam-Terminal ab Plus
- Chip oder RFIDk. A.
BesondersStempeln am Tablet mit sechsstelliger PIN, braucht eine stabile Internetverbindung
Clockodo
Büro, Agenturen, Dienstleister3,80 € pro Person
- Tablet als Terminalk. A.
- Chip oder RFIDüber EasySecure, conni
BesondersTerminals mit Chip, Transponder oder Fingerabdruck; die Hardware kaufen Sie direkt beim Partner
Planday
Schichtteams ab 5 Personen2,99 € pro Person, mind. 5
- Tablet als TerminalKiosk, alle Pakete
- Chip oder RFIDk. A.
BesondersKiosk-App fürs Tablet oder im Browser, Stempeln mit vierstelliger PIN
Laut Preis-, Funktions- und Hilfeseiten der Anbieter, abgerufen am 3. November 2026. „k. A.“ heißt: auf der Website nicht genannt. Preise für Chip-Terminals stehen auf keiner der Preisseiten. Stärken und Grenzen der Programme im Detail zeigt der Vergleich der Zeiterfassung-Software.
Stempeluhr mit Fingerabdruck: Was der Datenschutz erlaubt
Terminals mit Fingerabdruck oder Gesichtserkennung gibt es auch bei den Partnern, die Clockodo und Papershift anbinden. Rechtlich ist das heikel: Fingerabdrücke sind biometrische Daten, und ihre Verarbeitung ist nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO grundsätzlich verboten.
Biometrische Daten zur Identifizierung gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Erlaubt ist die Verarbeitung nur ausnahmsweise, etwa mit ausdrücklicher Einwilligung oder wenn sie für das Arbeitsverhältnis erforderlich ist (§ 26 Abs. 3 BDSG).
Eine radiologische Praxis führte ein Terminal mit Fingerabdruck ein. Ein Assistent weigerte sich und wurde abgemahnt. Das Gericht entschied: Ohne Einwilligung muss er das System nicht nutzen, die Abmahnungen kommen aus der Personalakte (10 Sa 2130/19).
Viele Geräte speichern nur einzelne Linienmerkmale des Fingers, sogenannte Minutien. Auch das sind laut Gericht biometrische Daten. Vereinzelter Missbrauch und verlorene Chipkarten reichten als Begründung nicht.
Fingerabdruck nur freiwillig anbieten, die Einwilligung schriftlich einholen und allen, die nicht wollen, eine Alternative wie Chip oder PIN geben.
Betriebsrat und Regeln im Team
Eine elektronische Stempeluhr ist eine technische Einrichtung, mit der sich Verhalten und Leistung überwachen lassen. Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er deshalb bei Einführung und Anwendung mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Die Einführung selbst kann er nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 nicht verlangen, weil die Pflicht zur Zeiterfassung ohnehin besteht. Wie sie umgesetzt wird, gestaltet er mit.
Auch ohne Betriebsrat lohnt eine kurze schriftliche Regel für alle. Klären Sie vorher:
- Wo gestempelt wird: Tablet, Terminal, App oder Browser
- Wie Pausen erfasst werden: per Stempel oder automatisch
- Wer vergessene Stempel nachträgt und wer das freigibt
- Wer welche Auswertungen sehen darf
- Ob und wann ein Standort gespeichert wird
- Wie lange die Daten bleiben: mindestens zwei Jahre
Häufige Fragen
Was ist eine Stempeluhr bei der Zeiterfassung?
Eine Stempeluhr hält fest, wann jemand mit der Arbeit beginnt und aufhört. Früher druckte sie die Zeit auf eine Papierkarte, heute übernimmt das oft ein Terminal mit Chip, ein Tablet am Eingang oder eine App, die Pausen und Überstunden gleich mitrechnet.
Ist eine Stempeluhr für Arbeitgeber Pflicht?
Eine Stempeluhr nicht, die Zeiterfassung schon. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 müssen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfassen. Die Form ist nach heutigem Recht frei, auch Papier und Excel sind erlaubt.
Darf der Arbeitgeber eine Stempeluhr mit Fingerabdruck verlangen?
In der Regel nicht ohne Einwilligung. Das Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg hat am 4. Juni 2020 entschieden, dass ein Beschäftigter ein Terminal mit Fingerabdruck nicht nutzen musste, weil die Verarbeitung der biometrischen Daten nicht erforderlich war (10 Sa 2130/19). Bieten Sie immer eine Alternative wie Chip oder PIN an.
Was kostet eine Zeiterfassung mit Chip?
Terminal und Chips zahlen Sie einmal beim Hersteller oder Händler, die Software monatlich, etwa clockin Pro für 7,20 € pro Person oder Shiftbase Basic für 30 € inklusive sechs Personen. Terminal-Preise nennen die Software-Anbieter nicht.
Kann ich ein normales Tablet als Stempeluhr nutzen?
Ja. Crewmeister, clockin, Papershift und Planday bieten einen Terminal- oder Kiosk-Modus für Tablets, Shiftbase ab dem Paket Basic und Ordio ab Plus. Das Gerät braucht WLAN und sollte fest montiert sein.
Quellen
- Preis-, Funktions- und Hilfeseiten von Crewmeister (Preise, Zeiterfassungsterminal, Funktionsübersicht), clockin (Preise, Zeiterfassung, Schnittstellen, Datafox), Papershift (Preise, Stempeluhr, Marketplace Datafox), Shiftbase (Preise, Hilfe zu Datafox), Ordio (Preise, Arbeitszeiterfassung, Dokumentation Zeiterfassung), Clockodo (Zeiterfassung-Terminal, Digitale Stempeluhr, Integrationen) und Planday (Preise, Hilfe zu Punch Clock und PIN-Codes), abgerufen am 3. November 2026
- Gerätepreise: OFFICE Partner, Kategorie Zeiterfassungssysteme, abgerufen am 3. November 2026
- Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg, Urteil vom 4. Juni 2020, 10 Sa 2130/19; Vorinstanz Arbeitsgericht Berlin, Urteil vom 16. Oktober 2019, 29 Ca 5451/19
- Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13. September 2022, 1 ABR 22/21
- Datenschutz-Grundverordnung, Art. 4 Nr. 14 und Art. 9, § 26 BDSG, abgerufen am 3. November 2026
- § 87 BetrVG, § 16 ArbZG, abgerufen am 3. November 2026
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