Zeiterfassung in der Gastronomie: was strenger gilt
Seit 2022 müssen alle Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen, mehr dazu unter Zeiterfassungspflicht. Gaststätten und Beherbergungsbetriebe gehören außerdem zu den Branchen mit besonderen Pflichten gegen Schwarzarbeit (§ 2a SchwarzArbG). Das bedeutet:
Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit müssen spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag aufgezeichnet sein, für Vollzeit, Teilzeit und Aushilfen. Aufbewahren mindestens zwei Jahre (§ 17 Abs. 1 MiLoG).
Alle im Betrieb müssen einen Ausweis dabeihaben, Sie weisen schriftlich darauf hin (§ 2a SchwarzArbG). Neue Leute melden Sie spätestens bei Arbeitsbeginn per Sofortmeldung (§ 28a Abs. 4 SGB IV).
Die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG entfällt bei einem regelmäßigen Monatslohn über 4.461 € brutto und für mitarbeitende Ehegatten, Kinder und Eltern (§ 1 MiLoDokV). Erfassen müssen Sie die Zeit trotzdem.
Fehlen die Aufzeichnungen oder sind sie zu spät, drohen bis zu 50.000 € (§ 21 Abs. 1 Nr. 8 und Abs. 3 MiLoG).
Am einfachsten halten Sie die Frist mit einem Tablet als Stempeluhr am Personaleingang ein: Jede Schicht ist dann am selben Tag erfasst.
Ruhezeit, Sonntag und Feiertag
Für Gaststätten macht das Arbeitszeitgesetz Ausnahmen. Die wichtigsten Regeln für den Dienstplan in der Gastronomie:
Zwischen zwei Arbeitstagen liegen elf Stunden. In Gaststätten und Beherbergungsbetrieben darf das um eine Stunde kürzer sein, wenn jede Verkürzung innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen durch eine Ruhezeit von mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird (§ 5 Abs. 2 ArbZG).
Erlaubt sind acht Stunden, bis zu zehn, wenn im Schnitt von sechs Monaten acht nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG). Bei geteilten Diensten zählt die freie Zeit dazwischen nicht mit.
Mehr als sechs Stunden: 30 Minuten, mehr als neun: 45 Minuten, in Blöcken von mindestens 15 Minuten (§ 4 ArbZG). Details unter Pausenregelung.
Erlaubt in Gaststätten (§ 10 Abs. 1 Nr. 4 ArbZG). Dafür bleiben mindestens 15 Sonntage im Jahr frei. Für Sonntagsarbeit gibt es einen Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen, für Feiertagsarbeit innerhalb von acht Wochen (§ 11 ArbZG).
Marco hat samstags bis 23:00 Uhr Dienst. Mit elf Stunden Ruhezeit darf er sonntags ab 10:00 Uhr wieder anfangen. Mit der Ausnahme für Gaststätten ginge 9:00 Uhr, dann braucht er im selben Monat eine Ruhezeit von mindestens zwölf Stunden zum Ausgleich. Bei zwei Ruhetagen pro Woche ist das automatisch erfüllt.
Ein gesetzlicher Zuschlag für Sonn- und Feiertagsarbeit besteht nicht, er kann sich aber aus Tarif- oder Arbeitsvertrag ergeben. Wer an mindestens 48 Tagen im Jahr mehr als zwei Stunden zwischen 23 und 6 Uhr arbeitet, etwa in einer Bar, ist Nachtarbeitnehmer und hat ohne Tarifvertrag Anspruch auf freie Tage oder einen Zuschlag (§ 2 und § 6 Abs. 5 ArbZG). Was steuerfrei bleibt, steht im Ratgeber Nachtzuschlag.
Minijobber und Aushilfen einplanen
Ein Minijob darf 2026 im Schnitt 603 € im Monat einbringen. Beim Mindestlohn von 13,90 € sind das rund 43 Stunden im Monat oder etwa zehn Stunden pro Woche. Mehr dazu unter Minijob und Arbeitszeit.
- Feste Wochenstunden in den Vertrag schreiben: Fehlt die Angabe bei Arbeit auf Abruf, gelten 20 Stunden als vereinbart (§ 12 Abs. 1 TzBfG). Das kann einen Minijob über die Grenze heben.
- Einsätze auf Abruf mindestens vier Tage vorher ankündigen (§ 12 Abs. 3 TzBfG).
- Ohne vereinbarte tägliche Dauer mindestens drei Stunden am Stück einplanen (§ 12 Abs. 1 TzBfG).
- Stunden pro Monat im Plan mitzählen, nicht erst bei der Abrechnung.
Beispiel: Dienstplan Gastronomie für ein Restaurant
Ein Restaurant mit 50 Plätzen, Mittwoch und Donnerstag abends geöffnet, Freitag und Samstag mittags und abends, Sonntag durchgehend bis 21 Uhr. Montag und Dienstag sind Ruhetage. So sieht eine Woche aus:
| Tag | Küche | Service |
|---|---|---|
| Mi | Sara 10–17:30 Marco 15–23 | Lena 16:30–23:30 Tom 17–22:30 |
| Do | Sara 10–17:30 Marco 15–23 | Lena 16:30–23:30 Tom 17–22:30 |
| Fr | Sara 9:30–17 Marco 15–23 Ali 18–23 | Jonas 11–15 Lena 16–23:30 Tom 17–23 Mia 18–23 |
| Sa | Sara 9:30–17 Marco 15–23 Ali 18–23 | Tom 11–15 Lena 16–23:30 Mia 18–23 Jonas 18–23 |
| So | Marco 10–15 Sara 14–21:30 | Lena 11–17 Tom 14–21:30 |
Stunden pro Woche nach Abzug der Pausen: Marco und Sara je 35, Lena 33 (alle Vollzeit), Tom 28 (Teilzeit), Mia und Ali je 10, Jonas 9 (Minijob). Freitag- und Samstagabend arbeiten drei Leute im Service und zwei in der Küche, unter der Woche je zwei und einer. Als Vorlage zum Ausfüllen eignet sich unsere Dienstplan-Vorlage für Excel.
Mia und Ali arbeiten zehn Stunden pro Woche. Mit 13,90 € sind das im Schnitt 43,3 Stunden und rund 602 € im Monat, knapp unter 603 €. Bekämen beide 14,50 €, wären es rund 628 € und kein Minijob mehr. Alle vier Festangestellten arbeiten in dieser Woche sonntags. Damit jede Person auf 15 freie Sonntage im Jahr kommt, braucht sie etwa jeden dritten Sonntag frei. Jeder vierte reicht nicht.
Schichtplan in der Gastronomie: Stoßzeiten und Tausch
Nach Reservierungen planen
Die Besetzung richtet sich nach den Gästen. Schauen Sie vor dem Plan auf Reservierungen und den Umsatz der letzten Wochen pro Wochentag und Uhrzeit.
Gestaffelt beginnen
Nicht alle um 17 Uhr: Wer um 18 Uhr anfängt, ist da, wenn es voll wird, und kostet in der ruhigen Stunde nichts. Das schont das Stundenbudget der Minijobber.
Tauschen per App
Fällt jemand aus, bietet er die Schicht in der App an, eine Kollegin übernimmt, Sie bestätigen. Mehr dazu unter Dienstplan-App.
Springer-Liste
Zwei, drei Aushilfen, die kurzfristig einspringen können. Wer nur auf Abruf arbeitet, braucht die Ankündigung vier Tage vorher.
Dienstplan-Apps für die Gastronomie
Vier Programme für kleine Gastro-Betriebe, Listenpreise netto, Stand 3. November 2026. Die Reihenfolge ist keine Rangfolge.
Ordio
fester Preis pro Standort
Paket Starter mit Schichtplanung, Urlaubsplaner und Mitarbeiter-App. Plus für 129 € mit Zeiterfassung, Team-Terminal und Pausenregeln, Pro für 169 € mit DATEV-Export. Preise bei jährlicher Abrechnung.
Stärken
- Preis unabhängig von der Zahl der Mitarbeitenden
- Verfügbarkeiten über Bewerbungen auf Schichten
- Auf Gastronomie, Events und Handel zugeschnitten
Grenzen
- Für kleine Teams teurer als Abrechnung pro Kopf
- Zeiterfassung erst ab Plus
- Test 7 Tage, beim Teamstart bis zu 14
Papershift
Plan, Stempeluhr und Zuschläge in einem
Paket Premium mit Dienstplanung, dazu 39 € im Monat Grundgebühr. Professional für 9 € mit Zuschlägen für Nacht, Sonntag und Feiertag sowie DATEV- und LODAS-Export.
Stärken
- Zuschläge rechnet Professional automatisch
- Stempeln per Handy, Tablet oder Browser
- Eigene Lösung für die Gastronomie
Grenzen
- Jahresvertrag
- 39 € Grundgebühr verteuert kleine Teams
- Zuschläge und Lohnexport erst im teuersten Paket
Planday
günstig ab fünf Leuten
Tarif Starter mit Dienstplan, einfacher Zeiterfassung und Lohnbericht. Plus für 4,99 € pro Person und 25 € im Monat, mit Urlaub und Anbindung von Umsatzdaten.
Stärken
- Schichten tauschen und offene Schichten in der App
- Warnungen bei Arbeitszeitregeln schon im Starter
- Jederzeit kündbar, 30 Tage Test
Grenzen
- Mindestens fünf, im Plus-Tarif zehn Personen
- Urlaub erst im Tarif Plus
- Automatische Planung nur im Pro-Tarif
Shiftbase
kostenlos bis 15 Personen
Tarif Free mit Dienstplan und Stunden von Hand. Basic für 30 € mit sechs Personen, jede weitere 4 €: Stempeln, Schichttausch, offene Schichten, Verfügbarkeiten und Minijob-Verträge.
Stärken
- Dauerhaft kostenloser Einstieg mit App
- Schichttausch und Verfügbarkeiten ab Basic
- Monatlich kündbar
Grenzen
- Free ohne Stempeln und ohne Urlaub
- Zuschläge im Basic nur für ganze Tage, Nachtstunden erst im Premium für 72 €
Daneben gibt es Programme speziell für die Gastronomie, etwa gastromatic. Deren Preise haben wir nicht geprüft. Alle Programme mit Kostenbeispiel stehen im Vergleich der Dienstplan-Software, Ordio im Detail auf der Seite zu Ordio.
So haben wir ausgewählt
Grundlage sind die Preis- und Funktionsseiten der Anbieter, abgerufen am 3. November 2026, aus Sicht eines Gastro-Betriebs mit 5 bis 50 Leuten. Einige Links können Partnerlinks sein. Auf Auswahl und Bewertung hat das keinen Einfluss.
Häufige Fragen
Ist Zeiterfassung in der Gastronomie Pflicht?
Ja. Alle Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit erfassen. In Gaststätten gilt zusätzlich: Beginn, Ende und Dauer für alle Beschäftigten spätestens am siebten Tag nach dem Arbeitstag aufschreiben und zwei Jahre aufbewahren (§ 17 MiLoG). Ausgenommen sind nur Beschäftigte mit hohem Monatslohn und mitarbeitende enge Angehörige.
Wie lang muss die Ruhezeit in der Gastronomie sein?
Grundsätzlich elf Stunden zwischen zwei Arbeitstagen. In Gaststätten darf sie auf zehn Stunden sinken, wenn Sie innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen eine andere Ruhezeit auf mindestens zwölf Stunden verlängern (§ 5 Abs. 2 ArbZG).
Muss ich in der Gastronomie Sonntagszuschläge zahlen?
Gesetzlich nicht. Ein Zuschlag kann sich aus Tarif- oder Arbeitsvertrag ergeben. Vorgeschrieben ist ein Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen, die den Sonntag einschließen (§ 11 Abs. 3 ArbZG). Zahlen Sie freiwillig einen Zuschlag, bleibt er bis zu bestimmten Grenzen steuerfrei.
Gibt es eine kostenlose Dienstplan-App für die Gastronomie?
Shiftbase ist bis 15 Personen dauerhaft kostenlos, allerdings ohne Stempeln und Urlaubsverwaltung. Die anderen Apps lassen sich 7 bis 30 Tage kostenlos testen.
Quellen
- Preis- und Funktionsseiten von Ordio, Papershift, Planday und Shiftbase, abgerufen am 3. November 2026; Planday-App für Mitarbeitende
- § 5 ArbZG, § 10 ArbZG, § 11 ArbZG, § 2 und § 6 ArbZG, § 3 und § 4 ArbZG, abgerufen am 3. November 2026
- § 17 MiLoG, § 21 MiLoG, § 1 MiLoDokV, § 2a SchwarzArbG, § 28a SGB IV, § 12 TzBfG, abgerufen am 3. November 2026
- Techniker Krankenkasse: Mindestlohn, Minijobgrenze und Übergangsbereich 2026, abgerufen am 3. November 2026
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