Arbeitszeiterfassung und Projektzeiterfassung: der Unterschied
Beides wird oft in einem Atemzug genannt, verfolgt aber verschiedene Zwecke. Die Arbeitszeiterfassung dient dem Arbeitsschutz: Arbeitgeber müssen seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfassen. Die projektbezogene Zeiterfassung beantwortet eine kaufmännische Frage: Für welchen Kunden und welche Aufgabe ist die Zeit angefallen?
Arbeitszeiterfassung
- Zweck: Arbeitsschutz, Nachweis von Pausen und Überstunden
- Pflicht: ja, für alle Arbeitgeber
- Erfasst: Beginn, Ende, Dauer, Pausen
- Braucht: jeder Betrieb mit Beschäftigten
Projektzeiterfassung
- Zweck: Kalkulation, Rechnung, Nachweis gegenüber dem Kunden
- Pflicht: nein, außer der Kunde verlangt Stundennachweise
- Erfasst: Kunde, Projekt, Tätigkeit, Dauer, oft mit Notiz
- Braucht: Handwerk, Agenturen, Planungsbüros, IT-Dienstleister
In der Praxis geht beides oft in einem Programm zusammen: Wer morgens auf der Baustelle einstempelt und das Projekt auswählt, erzeugt Arbeitszeit und Projektzeit auf einmal. Achten Sie darauf, dass das Programm trotzdem Beginn, Ende und Pausen festhält. Eine Stoppuhr pro Aufgabe reicht dafür nur, wenn sich daraus der ganze Arbeitstag lückenlos ergibt. Was rechtlich gilt, steht im Ratgeber Zeiterfassungspflicht. Die Arbeitsstunden für den Lohn gehen getrennt davon an das Steuerbüro, siehe Zeiterfassung mit DATEV-Export.
Was eine gute Projektzeiterfassung kann
Kunden, Projekte, Tätigkeiten
Jede Buchung gehört zu einem Kunden, einem Projekt und einer Tätigkeit, etwa Aufmaß, Montage oder Fahrt. Bei Clockodo kommt auf Wunsch ein Unterprojekt dazu. Halten Sie die Liste der Tätigkeiten kurz, sonst bucht jede Person anders.
Budgets und Warnungen
Ein Budget in Stunden oder Euro pro Projekt zeigt früh, wenn ein Auftrag aus dem Ruder läuft. Clockodo schlägt Alarm, wenn eine Budgetgrenze erreicht ist; die Budget-Warnungen stecken laut Preisseite im Paket Pro Plus.
Auswertung und Nachkalkulation
Ein Bericht pro Projekt vergleicht geplante und gebuchte Stunden, am besten nach Tätigkeit getrennt. So sehen Sie, welcher Teil des Angebots zu knapp war.
Rechnung und Nachweis
Gebuchte Stunden fließen in die Rechnung oder als Stundennachweis an den Kunden. clockin und Clockodo übergeben Zeiten zum Beispiel an Lexware Office oder sevdesk.
Außerdem hilfreich im Alltag:
- Projekt gleich beim Einstempeln in der App wählen
- Stoppuhr am Rechner oder Buchung im Nachhinein
- Stundensätze pro Tätigkeit oder Person
- Fotos, Notizen und Kundenunterschrift auf der Baustelle
- Standort nur beim Ein- und Ausstempeln
- Bericht als PDF oder CSV für den Kunden
Rechenbeispiel: Nachkalkulation eines Auftrags
Ein Sanitärbetrieb mit sechs Leuten saniert ein Bad zum Festpreis. Im Angebot stehen 60 Arbeitsstunden zu einem Verrechnungssatz von 58 € pro Stunde, also 3.480 € für die Arbeitszeit. Das Team bucht jede Stunde auf das Projekt und die jeweilige Tätigkeit.
| Tätigkeit, Stunden | Plan | Ist | +/− |
|---|---|---|---|
| Abbruch, Entsorgung | 12 | 19 | +7 |
| Sanitär-Installation | 10 | 9 | −1 |
| Fliesen legen | 30 | 38 | +8 |
| Abnahme, Sonstiges | 8 | 8 | 0 |
| Summe | 60 | 74 | +14 |
14 Stunden mehr als geplant bei 58 € pro Stunde: 14 × 58 € = 812 €, die der Festpreis nicht deckt. Der größte Teil steckt in Abbruch und Fliesen. Für das nächste Bad im Altbau kalkuliert der Betrieb beim Abbruch 18 statt 12 Stunden und rechnet bei großen Fliesenformaten mehr Zeit ein. Ohne Projektzeiterfassung wäre nur aufgefallen, dass der Auftrag knapp war, nicht warum.
Programme für die Projektzeiterfassung
Drei Programme aus unserem Vergleich erfassen Projektzeiten. Sie setzen unterschiedliche Schwerpunkte, keines passt für jeden Betrieb.
Clockodo
Für Büro, Agentur und Dienstleister
Projektzeiterfassung und Projektcontrolling ab dem Paket Pro. Jede Buchung gehört zu Kunde, Projekt und Leistung, Budgets in Stunden oder Euro und Stundensätze lassen sich hinterlegen. Pro Plus für 11,40 € ergänzt Budget-Warnungen. Jährlich 5 % günstiger.
- Kunden und Projekte
- Budgets
- Stoppuhr und Desktop-App
- Rechnung über Lexware Office, sevdesk
- Budget-Warnung ab Pro Plus
Stärken
- Kunden, Projekte, Leistungen und Budgets sind der Kern des Programms
- Berichtsbaukasten mit Export
- Monatlich kündbar
Grenzen
- Projektzeiten erst ab Pro, Basic für 3,80 € erfasst nur Arbeitszeit
- Kein Dienstplan
clockin
Für Handwerk und Baustelle
Der Zusatz Projekte und Dokumentation kostet bis 20 Nutzer 39 € im Monat bei 24 Monaten Laufzeit, 46 € bei monatlicher Zahlung. Er lässt sich zu jedem Basispaket buchen, etwa Starter für 4,20 € pro Person.
- App, offline
- Projektakte
- Fotos, Notizen, Unterschrift
- Rechnung über Lexware Office, sevdesk
- Auswertungen ab Pro
Stärken
- Projektakte mit Fotos, Checklisten und Kundenunterschrift
- Projektzeiten gehen direkt ins Rechnungsprogramm
- DATEV-Export für den Lohn in jedem Paket
Grenzen
- Projekte nur als Zusatzmodul
- Budgets nennt die Website nicht
- Auswertungen erst ab Pro für 7,20 €
Crewmeister
Für kleine Teams mit kleinem Budget
Schon das Paket Go enthält Projektzeiterfassung mit GPS-Standort beim Stempeln und eine Projektauswertung, die alle Zeiten pro Projekt und Zeitraum zusammenfasst. Pro für 3,00 € ergänzt die erweiterte Projektzeiterfassung. Den Preis von 1,50 € nennt Crewmeister für 50 Personen bei jährlicher Zahlung.
- Projektzeiten ab Go
- GPS beim Stempeln
- App und Terminal
- erweitert ab Pro
Stärken
- Günstiger Einstieg mit Projektzeiten
- Server ausschließlich in Deutschland
- App und Terminal in allen Paketen
Grenzen
- Budgets und Rechnungsanbindung nennt die Website nicht
- DATEV-Anbindung kostet extra, ab 0,60 €
Preise netto laut Preisseiten der Anbieter, Stand 3. November 2026. Den Vergleich aller Programme finden Sie unter Zeiterfassung-Software, Einzelheiten auf den Seiten zu Clockodo, clockin und Crewmeister. Für Apps auf der Baustelle siehe Zeiterfassung im Handwerk.
Für Betriebe, deren Geschäft fast nur aus Projekten besteht, gibt es spezialisierte Programme. MOCO richtet sich an Agenturen, IT-Teams und Beratungen und verbindet Zeiterfassung mit Projektcontrolling, Angeboten, Rechnungen und Kapazitätsplanung. ZEP beschreibt sich als Plattform für Projektzeiterfassung und Abrechnung für Dienstleister, mit Anbindung an DATEV. Beide sind nicht Teil unseres Vergleichs.
Was Projektzeiterfassung für zehn Leute kostet
| Programm | Rechnung | pro Monat |
|---|---|---|
| Crewmeister Go | ab 10 × 1,50 € | ab 15,00 € |
| clockin Starter + Projekte, 24 Monate | 10 × 3,50 € + 39 € | 74,00 € |
| clockin Starter + Projekte, monatlich | 10 × 4,20 € + 46 € | 88,00 € |
| Clockodo Pro | 10 × 9,50 € | 95,00 € |
| Clockodo Pro Plus mit Budget-Warnung | 10 × 11,40 € | 114,00 € |
Crewmeister nennt 1,50 € als Preis bei 50 Personen und jährlicher Zahlung, für zehn Personen kann er höher liegen. Der Funktionsumfang unterscheidet sich: Budgets nennt nur Clockodo ausdrücklich, die Projektakte mit Fotos nur clockin.
So führen Sie Projektzeiterfassung ein
Projekte und Tätigkeiten festlegen
Beginnen Sie mit den laufenden Aufträgen und einer kurzen Liste von Tätigkeiten. Eine kurze Liste bucht sich schneller und einheitlicher. Bei clockin Starter sind fünf Tätigkeiten vordefiniert, ab Pro beliebig viele.
Budget aus dem Angebot übernehmen
Tragen Sie die kalkulierten Stunden je Projekt und Tätigkeit ein, damit Plan und gebuchte Zeit vergleichbar sind.
Täglich buchen
Am selben Tag gebuchte Zeiten sind genauer als der Rückblick am Freitag. Wer per App stempelt, wählt das Projekt gleich beim Einstempeln.
Nach Abschluss auswerten
Nehmen Sie sich nach jedem größeren Auftrag ein paar Minuten für den Vergleich von Plan und Ist und passen Sie die Kalkulation an.
Häufige Fragen
Was ist Projektzeiterfassung?
Projektzeiterfassung heißt, Arbeitszeit einem Kunden, einem Projekt und einer Tätigkeit zuzuordnen. So sehen Sie, wie viele Stunden in einem Auftrag stecken, und können sie abrechnen oder mit dem Angebot vergleichen.
Ist projektbezogene Zeiterfassung Pflicht?
Nein. Pflicht ist nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 die Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit. Ob Sie die Zeit zusätzlich Projekten zuordnen, entscheiden Sie selbst, es sei denn, ein Kunde verlangt Stundennachweise.
Welche Zeiterfassung für Projekte ist günstig?
Crewmeister enthält Projektzeiten schon im Paket Go ab 1,50 € pro Person. Mit Budgets und Rechnungsanbindung kostet Clockodo Pro 9,50 € pro Person. Bei clockin kommen zum Basispaket 39 bis 46 € im Monat für den Zusatz Projekte und Dokumentation.
Kann ich Projektzeiten direkt in Rechnungen übernehmen?
Ja, bei Clockodo ab dem Paket Pro und bei clockin mit dem Zusatz Projekte und Dokumentation. Beide übergeben gebuchte Zeiten an Rechnungsprogramme wie Lexware Office oder sevdesk.
Was ist eine Nachkalkulation?
Der Vergleich von geplanten und tatsächlich angefallenen Stunden und Kosten nach Abschluss eines Auftrags. Getrennt nach Tätigkeiten zeigt sie, wo das Angebot zu knapp war, und macht das nächste Angebot genauer.
Wie erfasse ich Projektzeiten im Handwerk am besten?
Mit einer App, in der das Team beim Einstempeln den Auftrag wählt und die auch ohne Netz funktioniert. Welche Apps sich für Baustelle und Werkstatt eignen, steht im Ratgeber Zeiterfassung im Handwerk.
Quellen
- Preis- und Funktionsseiten von Clockodo (Preise, Projektzeiterfassung, Integrationen), clockin (Preise, Projektzeiterfassung, Schnittstellen) und Crewmeister (Preise, Funktionsübersicht), abgerufen am 3. November 2026
- MOCO, Zeiterfassung und ZEP, DATEV-Integration, abgerufen am 3. November 2026
- Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13. September 2022, 1 ABR 22/21; § 3 ArbSchG, § 87 BetrVG, abgerufen am 3. November 2026
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