Was der Urlaubsplaner für Excel kann
Die Beispieldaten für sechs Personen zeigen, wie es aussieht. Überschreiben oder löschen Sie sie einfach. Das PDF enthält die zwölf Monate 2027 mit markierten Wochenenden und bundesweiten Feiertagen, eine Tabelle für das Urlaubskonto und die Feiertagsliste.
So füllen Sie die Vorlage aus
Team eintragen
Im Blatt Team das Jahr prüfen (vorbelegt 2027), dann Namen, Urlaubsanspruch und Resturlaub aus dem Vorjahr. Arbeitet Ihr Betrieb samstags, stellen Sie »Samstag ist Arbeitstag« auf ja.
Feiertage ergänzen
Im Blatt Feiertage ein x hinter die Feiertage Ihres Bundeslands setzen, zum Beispiel Fronleichnam in Nordrhein-Westfalen oder den Reformationstag in Niedersachsen. Lokale Feiertage wie das Augsburger Friedensfest tragen Sie unten ein.
Urlaub eintragen
Im Blatt Urlaubsplan pro Person und Tag U, H, K oder S wählen. Für eine ganze Woche die erste Zelle nach rechts ziehen. Wochenenden und Feiertage zählen nicht mit, auch wenn dort ein U steht.
Konto prüfen
Im Blatt Team stehen genommene und geplante Tage, Resturlaub und Kranktage. Den Resturlaub sehen Sie auch im Plan neben dem Namen. Fürs Schwarze Brett ausdrucken: ein Monat pro A4-Seite quer.
Urlaubsplanung für Mitarbeiter: was das Gesetz vorgibt
Das Bundesurlaubsgesetz zählt Werktage, also Montag bis Samstag (§ 3 BUrlG). Bei fünf Arbeitstagen pro Woche sind das 20 Urlaubstage. Viele Arbeits- und Tarifverträge geben mehr, oft 25 bis 30 Tage.
Urlaub ist im Kalenderjahr zu nehmen. Übertragen wird er nur aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen und muss dann bis 31. März genommen werden (§ 7 Abs. 3 BUrlG).
Urlaub verfällt nur, wenn Sie Ihre Leute rechtzeitig und konkret aufgefordert haben, ihn zu nehmen, und auf den Verfall hingewiesen haben (Bundesarbeitsgericht, 19. Februar 2019, 9 AZR 423/16). Ohne Hinweis bleibt er bestehen. Für lange Krankheit gelten Sonderregeln.
Tage, an denen jemand im Urlaub nachweislich arbeitsunfähig krank ist, werden nicht auf den Urlaub angerechnet (§ 9 BUrlG). Im Plan ersetzen Sie dann U durch K.
Teilzeit: Der Urlaub richtet sich nach den Arbeitstagen pro Woche, nicht nach den Stunden. Gerechnet wird Urlaubstage mal eigene Arbeitstage geteilt durch die Arbeitstage einer Vollzeitkraft. Die Vorlage hat dafür eine kleine Rechenhilfe.
Im Café haben Vollzeitkräfte 30 Urlaubstage bei fünf Arbeitstagen. Deniz arbeitet drei Tage pro Woche, Montag bis Mittwoch: 30 × 3 ÷ 5 = 18 Urlaubstage. Zwei Wochen Urlaub kosten Deniz sechs Tage, eine Vollzeitkraft zehn. Im Verhältnis ist das gleich: 6 von 18 und 10 von 30 sind jeweils ein Drittel des Jahresurlaubs.
Urlaubssperre und gleichzeitige Abwesenheit
Bei der Festlegung des Urlaubs müssen Sie die Wünsche Ihrer Leute berücksichtigen. Ablehnen dürfen Sie nur, wenn dringende betriebliche Gründe oder Urlaubswünsche anderer, die sozial Vorrang verdienen, entgegenstehen (§ 7 Abs. 1 BUrlG). Sozial Vorrang haben können etwa Eltern schulpflichtiger Kinder in den Schulferien.
Eine Urlaubssperre für bestimmte Zeiten, etwa Inventur, Weihnachtsgeschäft oder Hauptsaison, braucht ebenfalls einen dringenden betrieblichen Grund. Sie sollte kurz sein und früh feststehen. Hat Ihr Betrieb einen Betriebsrat, bestimmt er bei den Urlaubsgrundsätzen und beim Urlaubsplan mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG).
Im Alltag helfen ein paar feste Regeln, die Sie Anfang des Jahres bekannt geben:
- Sommerurlaub bis Ende Januar anmelden
- höchstens zwei bis drei Leute gleichzeitig weg, je nach Teamgröße
- Sperrzeiten im Plan markieren und früh aushängen
- Brückentage reihum vergeben
- Resturlaub im ersten Quartal einplanen
- Genehmigten Urlaub schriftlich bestätigen
Wer zusätzlich Schichten plant, trägt den genehmigten Urlaub zuerst in den Dienstplan ein. Dafür gibt es unsere Dienstplan-Vorlage für Woche und Monat und die Schichtplan-Vorlage für Früh, Spät und Nacht.
Wann ein Urlaubsplaner online besser ist
Die Excel-Vorlage passt für Teams, in denen eine Person die Liste führt und Urlaub auf Zuruf oder per Zettel beantragt wird. Grenzen hat sie, wenn mehrere Leute gleichzeitig daran arbeiten, wenn Anträge eine Freigabe brauchen oder wenn Urlaub automatisch im Dienstplan und in der Zeiterfassung landen soll. Spätestens ab etwa zehn Leuten oder mehreren Standorten ist ein Online-Urlaubsplaner bequemer: Das Team stellt den Antrag in der App, Sie bestätigen per Klick, das Urlaubskonto rechnet sich selbst. Wie sich Apps für Plan und Urlaub im Alltag bedienen, zeigt unser Überblick Dienstplan-Apps.
Urlaub beantragen per App: ab welchem Paket
| Programm | Urlaub per App ab | Preis netto pro Monat |
|---|---|---|
| clockin | jedem Paket | Starter 4,20 € pro Person |
| Clockodo | Basic (nicht im Free-Tarif) | 3,80 € pro Person |
| Crewmeister | Easy (nicht im Paket Go) | ab 2,00 € pro Person |
| Ordio | Starter | 89 € pro Standort |
| Papershift | Core | 4 € pro Person + 39 € Support |
| Planday | Plus (nicht im Starter) | 4,99 € pro Person + 25 € |
| Shiftbase | Basic (nicht im Free-Tarif) | 30 € inkl. 6 Personen |
Laut Preis- und Hilfeseiten der Anbieter, Stand 3. November 2026. Eine feste Regel für Sperrzeiten nennt Papershift erst im Paket Professional (9 € pro Person). Wer ohnehin eine Zeiterfassung braucht, nimmt den Urlaubsplaner am besten im selben Programm dazu. Preise und Funktionen im Detail stehen im Vergleich der Zeiterfassung-Software und im Vergleich der Dienstplan-Software, alle sieben Anbieter nebeneinander im Gesamtvergleich.
Häufige Fragen
Gibt es einen Urlaubsplaner online kostenlos?
Sie können die Excel-Vorlage in Google Drive oder OneDrive ablegen und mit dem Team teilen, dann ist sie online und kostenlos. Geprüft haben wir sie mit LibreOffice; in Google Tabellen können einzelne Farbmarkierungen fehlen. Urlaubsanträge mit Freigabe gibt es bei den sieben Programmen oben nur in bezahlten Paketen; die kostenlosen Tarife von Shiftbase und Clockodo enthalten keine Urlaubsverwaltung. Testen können Sie alle 7 bis 30 Tage lang.
Kann ich den Urlaubsplaner auch für 2028 nutzen?
Ja. Ändern Sie im Blatt Team das Jahr. Datum, Wochentage, Wochenenden und Feiertage passen sich an, auch der 29. Februar im Schaltjahr. Tragen Sie dann den Resturlaub ein und löschen Sie die Einträge des alten Jahres.
Wie trage ich einen halben Urlaubstag ein?
Mit dem Kürzel H. Es zählt als halber Urlaubstag, in der Zeile Abwesend aber als Person, die an dem Tag fehlt. Typisch sind halbe Tage an Heiligabend und Silvester, die 2027 auf einen Freitag fallen.
Wie viele Urlaubstage haben Teilzeitkräfte?
So viele wie Vollzeitkräfte, umgerechnet auf ihre Arbeitstage: Urlaubstage × eigene Arbeitstage ÷ Arbeitstage einer Vollzeitkraft. Bei 30 Tagen und drei statt fünf Arbeitstagen sind das 18 Tage. Wie viele Stunden jemand pro Tag arbeitet, spielt keine Rolle.
Verfällt Resturlaub am 31. März?
Nur, wenn er ins neue Jahr übertragen wurde und Sie die Person vorher rechtzeitig aufgefordert haben, den Urlaub zu nehmen, und auf den Verfall hingewiesen haben. Ohne diesen Hinweis verfällt er nicht. Am sichersten ist ein schriftlicher Hinweis zu Beginn des Jahres und noch einmal im Herbst.
Darf der Arbeitgeber eine Urlaubssperre verhängen?
Ja, wenn dringende betriebliche Gründe vorliegen, etwa Inventur oder Hochsaison, und die Sperre zeitlich begrenzt ist. Mit Betriebsrat ist sie mitbestimmungspflichtig. Bereits genehmigten Urlaub können Sie nicht einfach zurücknehmen.
Quellen
- § 3 BUrlG, § 7 BUrlG, § 9 BUrlG, § 87 BetrVG, abgerufen am 3. November 2026
- Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 19. Februar 2019, 9 AZR 423/16 (Verfall nur nach Aufforderung und Hinweis)
- Feiertage 2027 nach Bundesländern, abgerufen am 3. November 2026
- Preis- und Funktionsseiten von clockin, Clockodo, Crewmeister, Ordio, Papershift, Planday und Shiftbase sowie Hilfeseiten von Planday und Shiftbase zu Urlaubsanträgen in der App, abgerufen am 3. November 2026
Die Vorlage ist kostenlos und ohne Gewähr. Diese Seite ist keine Rechtsberatung; Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können abweichende Regeln enthalten. Einige Links können Partnerlinks sein.
