Was die Schichtplan-Vorlage kann
Schichtmodelle: 2 Schichten, 3 Schichten, Wechselschicht
2-Schicht-System
Früh und Spät, etwa 06:00 bis 14:30 und 14:00 bis 22:30 Uhr, mit einer halben Stunde Übergabe. Typisch für Café, Handel, Praxis und ambulante Pflege. Es gibt keine Nachtarbeit, und die Ruhezeit ist leicht einzuhalten, solange auf eine Spätschicht nicht direkt eine Frühschicht folgt.
3-Schicht-System
Früh, Spät und Nacht, rund um die Uhr, etwa im Pflegeheim, in der Klinik oder in der Produktion. Eine Woche hat 168 Stunden. Teilen sich fünf Gruppen die 8-Stunden-Schichten, kommt jede Person auf 33,6 Stunden pro Woche, bei vier Gruppen wären es 42.
Wechselschicht
Die Leute wechseln regelmäßig zwischen den Schichten, statt immer früh oder immer nachts zu arbeiten. Langsam rotierend heißt: eine ganze Woche dieselbe Schicht. Schnell rotierend heißt: alle zwei bis drei Tage ein Wechsel, wie im Beispiel unten.
Vorwärts rotierend
Die nächste Schicht beginnt später als die vorige: Früh, Spät, Nacht, dann frei. Mit den Zeiten der Vorlage liegen beim Wechsel 23,5 Stunden zwischen zwei Schichten. Rückwärts, also Spät und am nächsten Morgen Früh, sind es nur 7,5 Stunden, und das verstößt gegen § 5 ArbZG. Die Arbeitswissenschaft empfiehlt deshalb schnelle Vorwärtsrotation und höchstens drei Nachtschichten am Stück.
Beispiel: 3 Schichten, vorwärts rotierend
Die Vorlage ist mit diesem Plan gefüllt: Jede Person arbeitet zwei Früh-, zwei Spät- und zwei Nachtschichten und hat dann vier Tage frei. Der Rhythmus dauert zehn Tage, jede Person beginnt einen Tag später als die vorige. Mit zehn Personen sind so an jedem Tag zwei Leute pro Schicht eingeteilt.
| Person | Mo | Di | Mi | Do | Fr | Sa | So | Mo | Di | Mi |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Anna | F | F | S | S | N | N | frei | frei | frei | frei |
| Ben | F | S | S | N | N | frei | frei | frei | frei | F |
| Clara | S | S | N | N | frei | frei | frei | frei | F | F |
| Deniz | S | N | N | frei | frei | frei | frei | F | F | S |
| Emil | N | N | frei | frei | frei | frei | F | F | S | S |
F = Früh 06:00 bis 14:30 Uhr, S = Spät 14:00 bis 22:30 Uhr, N = Nacht 22:00 bis 06:30 Uhr, jeweils mit 30 Minuten Pause. Fatma bis Jonas folgen im selben Muster, jeweils einen Tag versetzt. Nach der letzten Nacht liegen vier freie Tage vor der nächsten Frühschicht, keine Ruhezeit ist kürzer als elf Stunden. Im Schnitt sind das 4,2 Schichten pro Woche. In einem Ausschnitt von vier Wochen liegen einzelne Personen acht Stunden über oder unter dem Soll; das gleicht sich über die folgenden Wochen aus.
Ruhezeit und Nachtarbeit nach dem Arbeitszeitgesetz
Nach dem Ende der täglichen Arbeitszeit brauchen Beschäftigte mindestens elf Stunden ununterbrochene Ruhe (§ 5 Abs. 1 ArbZG).
In Krankenhäusern, Pflegeeinrichtungen, Gaststätten, Hotels und einigen anderen Branchen darf die Ruhezeit um bis zu eine Stunde kürzer sein. Jede Verkürzung muss innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen durch eine Ruhezeit von mindestens zwölf Stunden ausgeglichen werden (§ 5 Abs. 2 ArbZG).
Nachtzeit ist von 23 bis 6 Uhr, Nachtarbeit jede Arbeit, die mehr als zwei Stunden davon umfasst (§ 2 ArbZG). Nachtarbeitnehmer arbeiten höchstens acht Stunden pro Werktag, zehn nur, wenn im Schnitt eines Kalendermonats oder von vier Wochen acht nicht überschritten werden (§ 6 Abs. 2 ArbZG).
Für Nachtarbeit stehen bezahlte freie Tage oder ein angemessener Zuschlag zu, wenn kein Tarifvertrag gilt (§ 6 Abs. 5 ArbZG). Nachtarbeitnehmer dürfen sich alle drei Jahre arbeitsmedizinisch untersuchen lassen, ab 50 jedes Jahr. Mehr zu Zuschlägen im Ratgeber Nachtzuschlag.
Ben hat Spätschicht bis 22:30 Uhr. Am nächsten Morgen um 06:00 Uhr Frühschicht wären 7,5 Stunden Ruhezeit, die Vorlage färbt die Frühschicht rot. Beginnt seine nächste Schicht erst um 09:30 Uhr, sind es genau elf Stunden, und die Zelle bleibt normal.
Schichtplan in Excel erstellen: Schritt für Schritt
Bedarf festlegen
Wie viele Leute brauchen Sie mindestens in jeder Schicht? Tragen Sie die Zahlen im Blatt Schichten als Mindestbesetzung ein, vorbelegt sind zwei pro Schicht.
Schichtzeiten anlegen
Beginn, Ende und Pause für Früh, Spät und Nacht anpassen. Eigene Schichten wie einen Zwischendienst tragen Sie in die freien Zeilen ein und wählen, ob sie als Früh, Spät oder Nacht zählen.
Feste Termine zuerst
Den ersten Montag eintragen, dann Namen und Soll-Stunden pro Woche. Genehmigten Urlaub als U eintragen, bevor Sie Schichten verteilen. Den Jahresüberblick dafür liefert der Urlaubsplaner.
Rotation eintragen
Für die erste Person das Muster eintippen, etwa F F S S N N und vier Tage frei. Für die nächste Person die Zeile kopieren und um einen Tag versetzt einfügen. So entsteht der Plan in wenigen Minuten.
Prüfen und aushängen
Rote Zellen bedeuten zu kurze Ruhezeit, orange Zahlen Unterbesetzung, rechts sehen Sie die Abweichung vom Soll. Dann drucken oder als PDF ans Team schicken.
Schichtplan oder Dienstplan-Vorlage?
Diese Schichtplan-Vorlage
- feste Schichten Früh, Spät, Nacht
- vier Wochen am Stück für eine Rotation
- Besetzung pro Schicht und Ruhezeit-Check
- für Pflege, Klinik, Produktion, Sicherheitsdienst
Die Dienstplan-Vorlage
- Wochen- und Monatsplan mit Namen
- auch Tagdienst und frei gewählte Zeiten
- Besetzung pro Tag und Stunden pro Woche
- für Café, Laden, Praxis, kleines Team
Arbeitet Ihr Team nur tagsüber in wechselnden Diensten, ist die Dienstplan-Vorlage die bessere Wahl. Für Schichtbetriebe rund um die Uhr nehmen Sie diese Vorlage.
Wann eine Software besser ist als Excel
Excel reicht, solange eine Person den Plan macht und er selten geändert wird. Wird oft getauscht, melden Aushilfen ihre Verfügbarkeit oder sollen alle den aktuellen Plan auf dem Handy haben, ist eine Dienstplan-Software einfacher. Dort beantragt das Team Tausch und Urlaub in der App, Sie bestätigen per Klick, und die Stunden fließen in die Zeiterfassung. Shiftbase ist für bis zu 15 Personen kostenlos, plant dann aber nur manuell; andere Programme kosten für zehn Leute meist zwischen 30 und 100 € im Monat. Fragen Sie in der Testphase gezielt nach Warnungen bei zu kurzer Ruhezeit.
Preise und Grenzen der Programme stehen im Vergleich der Dienstplan-Software, wie sich die Apps für das Team bedienen, im Überblick Dienstplan-Apps.
Häufige Fragen
Wie erstelle ich einen Schichtplan mit Excel?
Legen Sie zuerst Ihre Schichten mit Kürzel, Beginn, Ende und Pause fest, dann eine Tabelle mit Namen in den Zeilen und Tagen in den Spalten. In jede Zelle kommt ein Kürzel. Mit ZÄHLENWENN zählen Sie die Besetzung pro Tag, mit SUMMENPRODUKT die Stunden pro Person. In unserer Vorlage ist das alles schon eingebaut.
Wie plane ich 3 Schichten in Excel?
Mit drei Kürzeln für Früh, Spät und Nacht und einer festen Rotation, etwa zwei Früh, zwei Spät, zwei Nacht und vier Tage frei. Versetzen Sie das Muster für jede Person um einen Tag, dann ist jede Schicht jeden Tag gleich besetzt. Die Vorlage zeigt das mit zehn Personen.
Wie viele Nachtschichten hintereinander sind erlaubt?
Das Arbeitszeitgesetz nennt keine feste Zahl, begrenzt aber die Arbeitszeit von Nachtarbeitnehmern auf acht Stunden pro Werktag mit Ausgleich bis zehn. Die Arbeitswissenschaft empfiehlt höchstens drei Nachtschichten am Stück. Tarifverträge können eigene Grenzen enthalten.
Wie rechnet Excel eine Nachtschicht über Mitternacht?
Mit der Formel REST(Ende − Beginn; 1), in der englischen Version MOD. Liegt das Ende vor dem Beginn, addiert sie einen Tag. Für 22:00 bis 06:30 Uhr ergibt das 8,5 Stunden, abzüglich 30 Minuten Pause 8 Stunden.
Was heißt vorwärts rotierend?
Die Schichten folgen in der Reihenfolge Früh, Spät, Nacht aufeinander, jede beginnt später als die vorige. Dadurch bleibt zwischen zwei Schichten genug Ruhezeit. Rückwärts rotierend, also Nacht, Spät, Früh, verkürzt die Pausen und ist schwerer mit elf Stunden Ruhezeit vereinbar.
Funktioniert die Vorlage in LibreOffice und Google Tabellen?
In LibreOffice Calc haben wir sie geprüft, dort funktioniert alles. Google Tabellen rechnet die Formeln ebenfalls, übernimmt aber Farbregeln nicht immer, die auf ein anderes Blatt verweisen. Die Zahl der Ruhezeit-Verstöße rechts in der Tabelle steht trotzdem da.
Quellen
- § 2 ArbZG, § 5 ArbZG, § 6 ArbZG, abgerufen am 3. November 2026
- DGUV: Lage der Arbeitszeit, Schichtarbeit (schnelle Vorwärtsrotation, höchstens drei Nachtschichten hintereinander), abgerufen am 3. November 2026
- Preisseiten von Shiftbase und der übrigen Anbieter im Dienstplan-Vergleich, geprüft am 2. November 2026
Die Vorlage ist kostenlos und ohne Gewähr. Diese Seite ist keine Rechtsberatung; Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können abweichende Regeln enthalten. Einige Links können Partnerlinks sein.
